รายวิชาการจัดการสารสนเทศยุคใหม่ในชีวิตประจำวัน     รหัสวิชา 0026008

นางสาวชลบุรี  อหันตะ      รหัสนิสิต  52010621003

งานที่ 2

ประยุกต์ใช้สารสนเทศในชีวิตประจำวัน

การนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยปฏิบัติงานในด้านต่าง ๆ อย่างมีประสิทธิผล มีมากมายหลายด้าน ได้แก่

 

1. การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานสำนักงาน ปัจจุบันสำนักงานได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาประยุกต์ใช้อย่างแพร่หลาย เพื่อให้งานในสำนักงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น กล่าวคือ ทำให้งานมีความสะดวกรวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ อุปกรณ์เทคโนโลยีสารสนเทศที่นำมาใช้ในงานสำนักงาน ได้แก่ เครื่องพิมพ์ดีด อิเล็กทรอนิกส์ โทรศัพท์ เครื่องถ่ายเอกสาร ผลิตภัณฑ์เหล่านี้นำไปประยุกต์ใช้กับงานสำนักงานได้หลายลักษณะ เช่น

        1.1 งานจัดเตรียมเอกสาร เป็นการใช้เครื่องประมวลผลคำหรือเครื่องประมวลผลเนื้อหา เป็นเครื่องมือในการจัดเตรียม อุปกรณ์ประกอบการใช้เทคโนโลยีเหล่านี้ได้แก่ เครื่องคอมพิวเตอร์ โมเด็ม และช่องทางการสื่อสาร ระบบประมวลผลคำ แบ่งออกได้ 2 ระบบ คือ
            1.1.1 ระบบเดี่ยว (Stand – alone) เป็นระบบที่สามารถประมวลผลได้ภายในคอมพิวเตอร์ชุดเดียว หรือจะเชื่อมโยงไปยังคอมพิวเตอร์อื่น ๆ

            1.1.2 ระบบเชื่อมโยงกับข่ายการสื่อสาร เป็นระบบที่มีการเชื่อมโยงสารสนเทศซึ่งกันและกันผ่านเครือข่ายโทรคมนาคม เช่น เครือข่ายโทรศัพท์ เครือข่ายคอมพิวเตอร์

        1.2 งานกระจายเอกสาร เป็นการกระจายข้อมูลสารสนเทศไปยังผู้ใช้ ณ จุดต่าง ๆ อาจกระทำโดยการเชื่อมโยงผ่านเครือข่ายโทรคมนาคม อุปกรณ์เทคโนโลยีสารสนเทศที่สามารถปฏิบัติงานกระจายเอกสารได้โดยอัตโนมัติ ได้แก่ ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์

        1.3 งานจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร สามารถทำได้ทั้งระบบออฟไลน์และระบบออนไลน์ผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ หรือผ่านเครือข่ายโทคมนาคมรูปแบบอื่น เช่นระบบฐานข้อมูลเป็นต้น

 1.4 งานจัดเตรียมสารสนเทศในลักษณะภาพ เทคโนโลยีสารสนเทศที่ใช้ดำเนินงานดังกล่าว ได้แก่ เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องสแกนเนอร์ โทรทัศน์

        1.5 งานสื่อสารสนเทศด้วยเสียง เช่น โทรศัพท์ การประชุมทางโทรศัพท์

 

        1.6 งานสื่อสารสนเทศด้วยภาพและเสียง เช่น ระบบมัลติมีเดีย ระบบการประชุมทางไกลด้วยภาพและเสียง เป็นต้น

2. การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานอุตสาหกรรม โรงงานอุตสาหกรรมนำเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการจัดการเข้ามาช่วยในการจัดการระบบงานการผลิต การสั่งซื้อ การพัสดุการเงิน บุคลากร และงานด้านอื่น ๆ ในโรงงาน

3. การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานการเงินและการพาณิชย์ ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในรูปแบบของเครื่องเบิกถอนเงินอัตโนมัติ เพื่ออำนวยความสะดวกในการฝาก ถอน โอนเงิน และนำคอมพิวเตอร์ระบบออนไลน์และออฟไลน์เข้ามาช่วยในการทำงานประจำวันของธนาคารด้วยการเชื่อมโยงข้อมูลของธนาคารต่างสาขา ต่างธนาคาร ทำให้ผู้ใช้บริการสามารถเบิก ถอน โอนเงินชำระเงินค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ได้โดยสะดวก

4. การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานด้านการสื่อสาร ได้แก่ การบริการโทรศัพท์วิทยุ โทรทัศน์ เคเบิลทีวี การค้นคืนสารสนเทศระบบออนไลน์ ดาวเทียม และโครงข่ายบริการสื่อสารร่วมระบบดิจิตอล

5. การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานด้านสาธารณสุข เช่น
        5.1 ระบบสารสนเทศโรงพยาบาล ถูกนำมาใช้ในระบบงานเวชระเบียน ระบบข้อมูลยาการรักษาพยาบาล การคิดเงิน รวมทั้งการส่งเวชระเบียนผ่านระบบโทรคมนาคมที่อาจเรียกว่า โทรเวชได้
        5.2 ระบบสาธารณสุข เทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาใช้ในการดูแลรักษาโรคระบาดในท้องถิ่น เช่น เมื่อมีผู้ป่วยโรคอหิวาตกโรคในหมู่บ้าน ซึ่งอาจกลายเป็นโรคระบาดได้
        5.3 ระบบผู้เชี่ยวชาญ เป็นระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการวินิจฉัยโรค เช่น ระบบ Mycinของมหาวิทยาลัยสแดนฟอร์ด โดยเริ่มมาใช้ในการวินิจฉัยโรคพืชและโรคสัตว์ ที่ใช้หลักการเก็บข้อมูลต่าง ๆ ไว้โดยละเอียดแล้วใช้หลักปัญญาประดิษฐ์เข้ามาช่วยวิเคราะห์ เป็นแนวคิดในการทำให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้เหมือนมนุษย์

6. การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศกับงานด้านการฝึกอบรมการศึกษา ดังนี้
        6.1 การใช้คอมพิวเตอร์ช่วยสอน (Computer Assisted Instruction : CAI) เป็นการนำเอาคำอธิบายบทเรียนมาบรรจุไว้ในคอมพิวเตอร์ แล้วนำบทเรียนนั้นมาแสดงแก่ผู้เรียน เมื่อผู้เรียนอ่านคำอธิบายเหล่านั้น คอมพิวเตอร์จะมีส่วนที่ใช้ทดสอบความเข้าใจของผู้เรียนด้วยว่าถูกต้องหรือไม่ หากเข้าใจไม่ถูกต้องคอมพิวเตอร์จะทำการอธิบายเนื้อหาเพิ่มเติมให้เข้าใจมากขึ้น แล้วถามซ้ำอีก
        6.2 การศึกษาทางไกล เทคโนโลยีสารสนเทศที่ใช้ในการจัดการศึกษาทางไกลมีหลายแบบตั้งแต่แบบง่าย ๆ เช่น การเรียนการสอนผ่านสื่อวิทยุ โทรทัศน์ ออกอากาศให้ผู้เรียนศึกษาเอง ตามเวลาที่ออกอากาศ ไปจนถึงใช้ระบบแพร่ภาพการสอนผ่านดาวเทียม หรือการประยุกต์ใช้ระบบประชุมทางไกล โดยผู้สอนและผู้เรียนสามารถสื่อสารถึงกันได้ทันที่ เพื่อสอบถามข้อสงสัยหรืออธิบายคำสอน เพิ่มเติม
        6.3 เครือข่ายการศึกษา เป็นการจัดทำเครือข่ายการศึกษาเพื่อให้ครูอาจารย์และนักศึกษามีโอกาสใช้เครือข่ายเพื่อแสวงหาความรู้ที่มีอยู่มากมายในโลก และใช้บริการต่าง ๆ ที่เป็นประโยชน์ทาง การศึกษา เช่น บริการส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronics Mail : E-mail) การเผยแพร่และค้นหา ข้อมูลในระบบเวิลด์ไวด์เว็บ (World Wide Web)

6.4 การใช้งานในห้องสมุด มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในการดำเนินงานโดยมีเครือข่ายต่าง ๆ ที่ให้การส่งเสริมสนับสนุนในการให้บริการห้องสมุด การนำเทคโนโลยี
สารสนเทศมาใช้ในห้องสมุดให้ความสะดวกแก่ผู้ใช้มากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นบริการยืม คืน การค้นหาหนังสือ วารสาร สิ่งพิมพ์ หรือการค้นหาข้อมูลที่ต้องการทำได้อย่างสะดวกและรวดเร็วมาก
        6.5 การใช้งานในห้องปฏิบัติการ มีการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการทำงานในห้องปฏิบัติการร่วมกับอุปกรณ์เครื่องมืออื่น ๆ เช่น การจำลองแบบ การออกแบบวงจรไฟฟ้า การ ควบคุม การทดลอง
        6.6 การใช้ในงานประจำและงานบริหาร เช่น การจัดทำทะเบียนประวัติของนักเรียน นักศึกษา การเลือกวิชาเรียน การลงทะเบียนเรียน การแสดงผลการเรียน การแนะแนวอาชีพ การแนะแนวการศึกษาต่อ การเก็บข้อมูลผู้ปกครองหรือข้อมูลครู ซึ่งทำให้ครูอาจารย์สามารถติดตามและดูแล นักเรียนได้ใกล้ชิดมากขึ้น รวมทั้งครูอาจารย์สามารถพัฒนาตนเองได้สูงขึ้น

รายวิชาการจัดการสารสนเทศยุคใหม่ในชีวิตประจำวัน     รหัสวิชา 0026008

นางสาวชลบุรี  อหันตะ      รหัสนิสิต  52010621003

งานที่ 1 

 ปัญหาในสังคมที่เกี่ยวกับกฎหมาย

สภาพสังคมไทยในปัจจุบันได้เปลี่ยนแปลงไปตามกระแสเทคโนโลยีสมัยใหม่ ทำให้เด็กและเยาวชนไทยมีค่านิยมที่แตกต่างไปจากเดิม โดยเน้นทางวัตถุมากกว่าการพัฒนาจิตใจ ก่อให้เกิดพฤติกรรมก้าวร้าว การแสดงออกที่ผิดศีลธรรม การเห็นผิดเป็นชอบ ฯลฯ อันเป็นเหตุให้เกิดความเสื่อมถอยทางศีลธรรม เกิดปัญหาสังคม หลายฝ่ายต่างเร่งแก้ไข เพื่อให้สังคมเกิดความสงบสุข เป็นสังคมที่มีคุณภาพ มุ่งพัฒนาคนให้เป็นคนดี มีคุณธรรมจริยธรรม ซื่อสัตย์สุจริต รักความสามัคคี มีความเข้มแข็งทางวัฒนธรรม และมีระบบคุ้มครองทางสังคมที่ดี โดยต่างหวังว่าการศึกษาจะเป็นกระบวนการช่วยสร้างคนให้บรรลุผลตามเป้าหมายที่วางไว้

คำว่าสังคมนั้น หมายถึง ระบบความสัมพันธ์ระหว่างผู้คนในสังคม ดังนั้น เมื่อกล่าวถึงปัญหาสังคมในที่นี้ จึงหมายถึงปัญหาที่เกี่ยวข้องกับระบบความสัมพันธ์ระหว่างคนหรือกลุ่มคนในสังคม ซึ่งมีจุดสนใจแตกต่างอย่างชัดเจน

จากปัญหาเศรษฐกิจหรือปัญหาสิ่งแวดล้อม เช่น เมื่อกล่าวถึงปัญหาการว่างงานหรือตกงาน โดยลำพังก็เป็นเพียงปรากฏการณ์ทางเศรษฐกิจ หากปรากฏการณ์นี้ยังไม่ทำให้เกิดความร้าวฉานในครอบครัว ไม่เกิดการปะทะกันระหว่างนายจ้าง ลูกจ้าง หรือไม่ทำให้บรรทัดฐานความสัมพันธ์ระหว่างชายหญิงเปลี่ยนไป เมื่อกล่าวถึงปัญหาสิ่งแวดล้อม โดยตัวของมันเองก็ไม่ใช่ปัญหาสังคม ดังนั้นการแก้ไขเยียวยา จึงกระทำได้โดยใช้เทคนิควิทยาศาสตร์กายภาพแต่หากปัญหาสิ่งแวดล้อมนั้น นำไปสู่ปัญหาความขัดแย้งระหว่างกลุ่มคน ก็จัดได้ว่าเป็นปัญหาสังคมและการแก้ไขนั้นจำเป็นต้องอาศัยมาตรการทางสังคม

ปัญหาระบบกฎหมายไทยก็เป็นอีกสาเหตุหนึ่ง ที่ทำให้เกิดปัญหาในสังคม เนื่องจากแต่ละประเทศย่อมมีปัญหาในเรื่องเกี่ยวกับระบบกฎหมายแม้จะเป็นประเทศที่พัฒนาในด้านกฎหมายอย่างมาก ก็ยังประสบปัญหากฎหมายต่างๆ เนื่องจากระบบสังคมและวัฒนธรรม ระบบเศรษฐกิจ ระบบการเมือง และสิ่งแวดล้อมรอบตัวมนุษย์ในสังคมเปลี่ยนไปตามกาลสมัย ปัญหาที่เกิดขึ้นในสมัยหนึ่งได้รับการแก้ไขไปได้ด้วยความเรียบร้อย ต่อมาปัญหาอื่นๆ ก็เกิดขึ้นตามมาอีกอย่างไม่มีที่สิ้นสุด เพียงแต่ในประเทศที่พัฒนาได้วางระบบต่างๆ ของสังคมไว้ดี มีความมั่นคง ทางด้านสังคม เศรษฐกิจ และการเมือง ปัญหาที่เกิดขึ้นโดยทั่วไปก็น้อยกว่าประเทศที่กำลังพัฒนา และปัญหาที่เกิดขึ้นอันเกี่ยวกับระบบกฎหมายก็ย่อมมีน้อยกว่าเช่นกัน

หาก จะพิจารณาปัญหาที่เกิดขึ้นในปัจจุบันในระบบกฎหมายของไทย อาจกล่าวได้ว่าปัญหาต่างๆ เกิดจากตัวกฎหมายอย่างหนึ่งและเกิดจากคนซึ่งต้องเกี่ยวข้องกับกฎหมายอีกอย่างน้อย  แต่ถ้าพิจารณาลึกลงไปแล้วอาจจะรวมเหลือเพียงปัญหาเดียว คือ ปัญหาเกี่ยวกับคน เพราะตัวกฎหมายเอง ย่อมไม่อาจก่อให้เกิดปัญหาได้โดยตรง หากคนไม่สร้างกฎหมายขึ้น กฎหมายย่อมจะมีขึ้นมาไม่ได้

ปัญหาที่เกี่ยวกับตัวกฎหมายเกิดขึ้นเพราะคนสร้างกฎหมายขึ้นมา แล้วไม่เหมาะสมกับสภาพและลักษณะของสังคมหรือแม้ว่าครั้งหนึ่ง อาจจะสร้างกฎหมายที่เหมาะสมกับสภาพในขณะนั้นแต่ต่อมาสภาพของสังคมเปลี่ยน แปลงไปกฎหมายนั้นก็อาจจะไม่เหมาะสมกับสังคมนั้นอีกต่อไป หรือที่เรียกว่า กฎหมายชราภาพ นั้นเอง

ปัญหาที่เกี่ยวกับตัวคนอาจเกิดขึ้นได้หลายลักษณะ เช่น ผู้ร่างกฎหมายยังไม่มีความรู้ในเรื่องแนวความคิดหลักเกณฑ์ เหตุผลในเรื่องนั้นมากเพียงพอและไม่ได้ศึกษาถึงความเหมาะสมกับสภาพสังคมไทย ตลอดจนผลกระทบที่คาดว่าจะเกิด หลังจากร่างกฎหมายฉบับนั้นได้ประกาศใช้เป็นกฎหมายแล้ว สิ่งต่างๆเหล่านี้คงจะต้องพิจารณาอย่างละเอียดรอบคอบ หรือเมื่อกฎหมายได้ผ่านขั้นตอนของการบัญญัติกฎหมายแล้วแต่ผู้ใช้กฎหมายก่อให้เกิดปัญหา

โดยปกติเมื่อมีการออกกฎหมายในกฎหมายนั้นเองจะระบุว่าเจ้า พนักงานของรัฐ กรมใด กระทรวงใด จะเป็นผู้รักษากฎหมายหรือดูแลบังคับให้เป็นไปตามกฎหมาย หากผู้ดูแลรักษากฎหมายไม่ปฏิบัติหน้าที่ กฎหมายก็หย่อนคลายความศักดิ์สิทธิ์ คนก็ไม่เชื่อฟังและปฏิบัติตามกฎหมาย หรือเจ้าพนักงานเอากฎหมายเป็นเครื่องมือในการหาประโยชน์ส่วนตัว เช่น เรียกสินบน หรือยอมรับสินบนที่เขาให้เพื่อกระทำการหรืองดเว้นกระทำการตามหน้าที่ ก็ย่อมเป็นช่องทางที่ก่อให้เกิดปัญหา

นอกจากนี้ปัญหายังอาจจะเกิดจากประชาชนไม่รู้กฎหมายหรือประชาชนใช้กฎหมายไม่ถูกต้อง  หรือหาช่องโหว่ของกฎหมายเพื่อเลี่ยงกฎหมาย

ประการสุดท้ายคือ การใช้กฎหมายของผู้พิพากษาในการตัดสินคดี หากแปลกฎหมายไปในทางที่ไม่คำนึงถึงผลกระทบต่อสังคมหรือแสวงหาประโยชน์ที่มิชอบแล้ว ก็ล้วนแต่จะก่อให้เกิดปัญหาด้วยกันทั้งนั้น

จากปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นในสังคม ถ้าสังคมส่วนรวมอยู่ได้ เราซึ่งเป็นสมาชิกหรือส่วนเล็กๆ ส่วนหนึ่งของสังคมจึงจะอยู่ได้ ในปัญหายังมีคนจำนวนมากที่เห็นแก่ตัว กระทำการใดๆ ในทางที่เป็นปฏิปักษ์ต่อผลประโยชน์ ต่อส่วนรวม คนเหล่านี้ขาดความสำนึกว่า ถ้าสังคมส่วนรวมอยู่ไม่ได้แล้วเขาจะอยู่ได้อย่างไร นอกจากจะย้ายไปเป็นสมาชิกของสังคมอื่น ซึ่งไม่แน่ว่าจะสามารถอยู่ในสภาพสังคมใหม่ได้ดีหรือไม่ ทนต่อความกดดัน ความดูถูกดูแคลน ของคนในสังคมนั้นได้เพียงใด หากผู้ที่เห็นแก่ตัวเหล่านั้น ยอมหยุดยั้งมาตั้งต้นใหม่ ยึดหลักสังคมส่วนรวมอยู่ได้แล้ว เราสมาชิกในสังคมจึงจะอยู่ได้ ประโยชน์ส่วนรวมจึงต้องมาก่อนประโยชน์ส่วนตัว เราจึงต้องช่วยกันสร้างเสริม รณรงค์ให้เกิดความเห็นแก่ส่วนรวมมากกว่าส่วนตนแล้วสังคมไทย ประเทศไทยจึงจะอยู่รอด ด้วยความสงบสุขต่อไป

แบบฝึกหัด

บทที่ 8  การใช้สารสนเทศตามกฎหมายและจริยธรรม          

รายวิชาการจัดการสารสนเทศยุคใหม่ในชีวิตประจำวัน     รหัสวิชา 0026008

นางสาวชลบุรี  อหันตะ      รหัสนิสิต  52010621003

1) “ นาย A ทำการเขียนโปรแกรมขึ้นมาโปรแกรมหนึ่งเพื่อทดลองโจมตีการทำงานของคอมพิวเตอร์ สามารถใช้งานได้ โดยระบุ IP-Address โปรแกรมนี้สร้างขึ้นมาเพื่อทดลองในงานวิจัย นาย B ที่โปรแกรมนี้ไปใช้และส่งต่อให้เพื่อนๆ ที่รู้จักได้ทดลอง “  การกระทำอย่างนี้เป็น ผิดจริยธรรม หรือผิดกฎหมายใดๆ หากไม่ผิดเพราะเหตุใด และหากผิด ผิดในแง่ไหน จงอธิบาย

ตอบ  ผิดจริยธรรม ผิดกฎหมาย หากทำให้ผู้อื่นได้รับความเสียหายจากสิ่งที่ทำขึ้นนี้

2) “นาย J ได้ทำการสร้างโฮมเพจ เพื่อบอกว่าโลกแบนโดยมีหลักฐาน อ้างอิงจากตำราต่างๆ อีกทั้งรูปประกอบ เป็นการทำเพื่อความสนุกสนาน ไม่ได้ใช้ในการอ้างอิงทางวิชาการใดๆ เด็กชาย K เป็นนักเรียนในระดับประถมปลายที่ทำรายงานส่งครูเป็นการบ้านภาคฤดูร้อนโดยใช้ข้อมูลจากโฮมเพจของนาย J ” การกระทำอย่างนี้เป็น ผิดจริยธรรม หรือผิดกฎหมายใดๆ หรือไม่ หากไม่ผิดเพราะเหตุใด และหากผิด ผิดในแง่ไหน จงอธิบาย

ตอบ  ไม่ผิดจริยธรรม ไม่ผิดกฎหมาย เพราะ เป็นความคิดในแง่ของแต่ละบุคคล แต่ควรศึกษาจากข้อมูลที่ถูกต้องด้วย

แบบฝึกหัด

บทที่ 7  ความปลอดภัยของสารสนเทศ         

รายวิชาการจัดการสารสนเทศยุคใหม่ในชีวิตประจำวัน     รหัสวิชา 0026008

นางสาวชลบุรี  อหันตะ      รหัสนิสิต  52010621003

1.หน้าที่ของ firewall คืออะไร?

ตอบ ไฟ ร์วอลล์ คือเครื่องมือที่ใช้ในการป้องกันเน็ตเวิร์กจากการสื่อสารทั่วไปที่ไม่ได้รับ อนุญาต โดยที่เครื่องมือที่ว่านี้อาจจะเป็นHardware Software หรือ ทั้งสองรวมกันขึ้นอยู่กับวิธีการหรือ Firewall Architecture ที่ใช้ไฟร์วอลล์ เป็นเครื่องมือที่ทำหน้าที่รักษาความปลอดภัยในเชิงการป้องกัน (Protect) ซึ่งจะทำหน้าที่ควบคุมการเข้าถึงเน็ตเวิร์ก (Access Control) โดยอาศัยกฎพื้นฐานที่เรียกว่า Rule Base ปัญหาความปลอดภัยของเน็ตเวิร์ก คือ การควบคุมการเข้าถึงระบบหรือข้อมูลภายในเน็ตเวิร์ก หรือที่เรียกว่า ซึ่งก่อนที่จะเกิดLogical Access ได้นั้นต้องทำการสร้างการเชื่อมต่อ (Logical Conection) และการเชื่อมต่อนั้นต้องใช้ Protocol ดังนั้นไฟร์วอลล์จึงจะทำหน้าที่ตรวจสอบการเชื่อมต่อภายในเครือข่าย ให้เป็นไปตามกฎ

2.จงอธิบายคำศัพท์ต่อไปนี้เกี่ยวกับไวรัสคอมพิวเตอร์ worm virus computer spy ware adware มาอย่างน้อย 1โปรแกรม

ตอบ ไวรัส Worm อ่านว่า "วอร์ม" มีการเรียกเป็นภาษาไทยว่า "หนอนอินเตอร์เน็ต" เป็นไวรัสประเภทหนึ่งที่ก่อกวน สามารถทำสำเนาตัวเอง (copy) และแพร่กระจายไปยังเครื่องคอมฯ เครื่องอื่นๆ ได้ ทำให้คอมพิวเตอร์ส่วนตัว และในระบบเครือข่ายเสียหายมานักต่อนักแล้ว ไวรัส วอร์ม นี้ปัจจุบันมีหลากหลายมาก มีการแพร่กระจายของไวรัสได้รวดเร็วมาก ทั้งนี้เนื่องจากไวรัส วอร์ม จะสามารถแพร่กระจายผ่านทางอีเมล์ได้ ไม่ว่าจะเป็น Outlook Express หรือ Microsoft Outlook

3.ไวรัสคอมพิวเตอร์แบ่งเป็นกี่ชนิด อะไรบ้าง

ตอบ  6 ชนิด ได้แก่

บูตเซกเตอร์ไวรัส (Boot Sector Viruses)

โปรแกรมไวรัส (Program Viruses)

ม้าโทรจัน (Trojan Horse)

โพลีมอร์ฟิกไวรัส (Polymorphic Viruses)

สทิลต์ไวรัส (Stealth Viruses)

มาโครไวรัส(Macro viruses) 

4.ให้นิสิตอธิบายแนวทางการป้องกันไวรัสมาอย่างน้อย 5 ข้อ

- ควรติดตั้งซอฟแวร์ป้องกันไวรัสที่เชื่อถือได้ และสามารถอัพเดทฐานข้อมูลไวรัสและเครื่องมือได้ตลอด เพราะจะทำให้สามารถดักจับและจัดการกับไวรัสตัวใหม่ ๆ ได้อย่างรวดเร็ว

- อย่าตั้งค่าให้โปรแกรมอีเมลเปิดไฟล์ที่แนบมาโดยอัตโนมัติ ควรจะต้องตรวจสอบก่อนดาวน์โหลดหรือเปิดไฟล์ขึ้นมา

- สแกนไฟล์แนบท้ายของอีเมลทุกฉบับ หรือแม้แต่อีเมลจากคนรู้จัก

- ตั้งค่าระบบป้องกันให้ทำงานทันทีที่เริ่มเปิดคอมพิวเตอร์ใช้งาน

- อัพเดทซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสอย่างสม่ำเสมอ ถ้าเป็นไปได้ควรอัพเดททุกครั้งที่ออนไลน์ เพราะจะมีไวรัสสายพันธุ์ใหม่เกิดขึ้นทุกวัน

5.มาตรการด้านจริยธรรมคอมพิวเตอร์ที่ควบคุมการใช้อินเทอร์เน็ตที่เหมาะสมกับสังคมปัจจุบันได้เเก่

ตอบ แผนแม่บทเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ฉบับที่ 2 ของประเทศไทย

แบบฝึกหัด

บทที่ 6  การจัดการสารสนเทศ             

รายวิชาการจัดการสารสนเทศยุคใหม่ในชีวิตประจำวัน     รหัสวิชา 0026008

นางสาวชลบุรี อหันตะ      รหัสนิสิต  52010621003

1.       การประยุกต์ความรู้ด้านวิทยาศาสตร์มาใช้ให้เกิดประโยชน์  เป็นความหมายของข้อใด

-          เทคโนโลยีสารสนเทศ

2.       เทคโนโลยีสารสนเทศใดก่อให้เกิดผลด้านการเสริมสร้างความเท่าเทียมกันในสังคม

-          ระบบการเรียนการสอนทางไกล

3.       การฝากถอนเงินผ่านเอทีเอ็ม (ATM) เป็นลักษณะเด่นของเทคโนโลยีสารสนเทศข้อใด

-          เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยเพิ่มผลผลิต  ลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

4.       ข้อใดคือการประยุกต์ใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศ

-          ถูกทุกข้อ

5.       เทคโนโลยีสารสนเทศหมายถึงข้อใด

-          การประยุกต์เอาความรู้มาทำให้เกิดประโยชน์ต่อมวลมนุษย์

6.       เครื่องมือที่สำคัญในการจัดการสารสนเทศในยุคเทคโนโลยีสารสนเทศคืออะไร

-          ถูกทุกข้อ

7.       ข้อใดไม่ใช่บทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศ

-          เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้มีการสร้างที่พักอาศัยที่มีคุณภาพ

8.       ข้อใดไม่ใช่อุปกรณ์ที่ช่วยงานด้านสารสนเทศ

-          เครื่องถ่ายเอกสาร

9.       ข้อใดกล่าวไม่ถูกต้องเกี่ยวกับ เทคโนโลยีสารสนเทศ

-          ไม่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

10.   ข้อใดคือประโยชน์ที่ได้จากการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้กับการเรียน

-          ถูกทุกข้อ

แบบฝึกหัด

บทที่ 5  การจัดการสารสนเทศ          

รายวิชาการจัดการสารสนเทศยุคใหม่ในชีวิตประจำวัน     รหัสวิชา 0026008

นางสาวชลบุรี  อหันตะ      รหัสนิสิต  52010621003

1.       จงอธิบายความหมายของการจัดการสารสนเทศ

การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การทำกิจกรรมหลัก ต่างๆ ในการจัดหา การจัดโครงสร้าง (organization) การควบคุม ผลิต การเผยแพร่และการใช้สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานขององค์การทุกประเภทอย่างมีประสิทธิผล ซึ่งสารสนเทศในที่นี้หมายถึงสารสนเทศทุกประเภทที่มีคุณค่าไม่ว่าจะมีแหล่งกำเนิดจากภายในหรือภายนอกองค์การ (Wilson 2003 อ้างใน Kirk, 2005, p.21)

การจัดการสารสนเทศ หมายถึง กระบวนการดำเนินงาน เช่น ทำดรรชนี การจัดหมวดหมู่ การจัดแฟ้มการทำรายการเพื่อการเข้าถึงเอกสารหรือสารสนเทศที่มีการบันทึกไว้ในรูปแบบต่างๆ ตั้งแต่จดหมายเหตุ

(archive) เชิงประวัติ ถึงข้อมูลดิจิทัล (Middleton, 2002, p.13)

การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การดำเนินการกับสารสนเทศในระดับองค์การ ได้แก่ การวางแผน การ จัดสรรงบประมาณ การจัดโครงสร้างองค์การ การจัดเจ้าหน้าที่ การกำหนดทิศทาง การฝึกอบรม และการ

ควบคุมสารสนเทศ (Bent, 1999 อ้างใน Myburgh, 2000, p.10)

กล่าวโดยสรุป การจัดการสารสนเทศ ความหมายถึง การผลิต จัดเก็บ ประมวลผล ค้นหา และเผยแพร่ สารสนเทศโดยจัดให้มีระบบสารสนเทศ การกระจายของสารสนเทศ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ โดยมีการนำเทคโนโลยีต่างๆ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารมาใช้ในการจัดการ รวมทั้งมีนโยบาย หรือ กลยุทธ์ระดับองค์การในการจัดการสารสนเทศ

2.       การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อบุคคลและองค์กรอย่างไร

-          ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อบุคคล

 การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อบุคคลในด้านการดำรงชีวิตประจำวัน การศึกษา และการทำงานประกอบอาชีพ ต่างๆ การจัดการสารสนเทศอย่างเป็นระบบ โดยการจัดทำฐานข้อมูลส่วนบุคคล รวบรวมทั้งข้อมูลการดำรงชีวิต การศึกษา และการทำงานประกอบอาชีพต่างๆ ในการดำรงชีวิตประจำวัน บุคคลย่อมต้องการสารสนเทศหลายด้านเพื่อใช้ชีวิตได้อย่างราบรื่น มีความก้าวหน้า และมีความสุข อาทิ ต้องการสารสนเทศเพื่อการดูแลรักษาสุขภาพ ต้องจัดการค่าใช้จ่ายในครอบครัว ค่าใช้จ่ายส่วนบุคคล การดูแลอาคารที่อยู่อาศัยต่างๆ ตลอดจนการเลี้ยงดูคนในครอบครัวให้เป็นบุคคลที่มีคุณภาพ มีความรู้ความสามารถที่ทำคุณประโยชน์แก่สังคม จึงจำเป็นต้องคัดกรองสารสนเทศที่มีอยู่มากมายจากหลายแหล่งเพื่อจัดเก็บ จัดทำระบบ และเรียกใช้ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วความสำคัญในด้านการศึกษา การจัดการสารสนเทศด้านระบบการศึกษา เอื้ออำนวยให้บุคคลสามารถเลือกระบบการศึกษา การเรียนรู้ได้อย่างเหมาะสมกับบุคคลแต่ละคน สามารถเรียนรู้และศึกษาได้ตลอดเวลาตามความสนใจเฉพาะตน โดยไม่จำเป็นต้องสอบเข้าศึกษาตามสถาบันการศึกษาที่จัดระบบที่มีชั้นเรียนตลอดไป บุคคลสามารถเลือกศึกษาโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการศึกษา ติดต่อกับสถาบันการศึกษาในระบบเปิดหรือเรียนทางระบบออนไลน์ และเลือกเรียนได้ทุกระดับการศึกษา ทุกวัย นับเป็นปรัชญาการศึกษาตลอดชีวิต ความสำคัญในด้านการทำงาน บุคคลจำเป็นต้องใช้สารสนเทศทั้งที่เกี่ยวข้องกับองค์การ ภาระหน้าที่ ประกอบการทำงานทั้งระดับบริหารและระดับปฏิบัติการ การจัดเก็บสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบตามภารกิจส่วนตน ช่วยสนับสนุนให้สามารถทำงานให้ประสบความสำเร็จได้ทันการณ์ ทันเวลา

-          ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อองค์การ

 การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อองค์การในด้านการบริหารจัดการ การดำเนินงาน และกฎหมาย ดังนี้

1) ความสำคัญด้านการบริหารจัดการ การบริหารจัดการในยุคโลกาภิวัตน์เป็นการบริหารภายใต้สภาวะที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และมีการแข่งขันกันทางธุรกิจสูง ผู้บริหารต้องอาศัยสารสนเทศที่เกี่ยวข้องทั้งกับสภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์การ เพื่อวิเคราะห์ปัญหา ทางเลือกในการแก้ปัญหา การตัดสินใจ การกำหนดทิศทางขององค์การ ให้สามารถแข่งขันกับองค์การคู่แข่งต่างๆ จึงจำเป็นต้องได้รับสารสนเทศ ที่เหมาะสม ถูกต้อง ครบถ้วน ทันการณ์ และทันสมัย เพื่อใช้ประกอบภารกิจตามหน้าที่ ตามระดับการบริหาร การจัดการสารสนเทศจึงนับว่ามีความสำคัญ ความจำเป็นที่ต้องมีการออกแบบระบบการจัดการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ การเลือกใช้เครื่องมือ เทคโนโลยี รวมทั้งกำหนดนโยบาย กระบวนการและกฎระเบียบ เพื่อจัดการสารสนเทศให้เหมาะกับสภาพการนำสารสนเทศไปใช้ในการบริหารงาน ในระดับต่างๆไม่ว่าจะเป็นระดับต้นหรือปฏิบัติการ ระดับกลาง และระดับสูง ให้สามารถบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

 2) ความสำคัญด้านการดำเนินงาน สารสนเทศนับมีความสำคัญต่อการดำเนินงานในหลายลักษณะ เป็นทั้งการเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน และหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงานในด้านต่างๆ ตามที่หน่วยงานดำเนินการ การจัดการสารสนเทศช่วยให้การใช้สารสนเทศเพื่อรองรับการปฏิบัติงานตามกระแสงานหรือขั้นตอน จึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน เอื้อให้เข้าถึงและใช้สารสนเทศได้อย่างสะดวก การเป็นหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงานเช่น สัญญาการตกลงลงนามร่วมกิจการระหว่างองค์การ รายงานทางการเงินประจำปี เป็นต้น เป็นสารสนเทศที่หน่วยงานผลิตและใช้ประกอบการดำเนินงานตาม ภาระหน้าที่ ตามข้อกำหนด ระเบียบ และแนวปฏิบัติในองค์การ สารสนเทศเหล่านี้ต้องมีการรวบรวม ประมวล และจัดอย่างเป็นระบบเพื่อให้มีความเป็นปัจจุบัน ถูกต้อง ครบถ้วนและเหมาะสมกับงานนั้น และในการจัดการ สารสนเทศที่แม้สิ้นสุดกระบวนการปฏิบัติงานแล้ว โดยเฉพาะสารสนเทศที่มีคุณค่า ยังต้องมีการจัดเก็บเป็นจดหมายเหตุเพื่อการใช้ประโยชน์

3) ความสำคัญด้านกฎหมาย การจัดการสารสนเทศเพื่อการดำเนินงาน จำเป็นต้องสอดคล้องกับกฎหมาย กฎ ระเบียบและข้อบังคับทั้งในระดับภายในและภายนอกองค์การ โดยเฉพาะสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการเงินและบัญชีที่ต้องรวบรวมจัดเก็บอย่างต่อเนื่อง เป็นระบบ รวมทั้งมีการตรวจสอบความถูกต้องทั้งจากหน่วยงานภายในองค์การ หรือจากหน่วยงานภายนอกตามกฎหมาย เช่น ผู้ตรวจสอบบัญชีตามกฎหมายของหน่วยงานราชการ เช่น กรมสรรพากร กรมสรรพสามิต และหน่วยงานเอกชน เป็นต้น เพื่อเป็นการแสดงสถานะทางการเงินขององค์การอย่างถูกต้อง และเป็นไปตามกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ อย่างครบถ้วน ทั้งนี้เนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับต้องมีบทลงโทษ

1.       พัฒนาของการจัดการสารสนเทศแบ่งออกเป็นกี่ยุค  อะไรบ้าง

นักวิชาการด้านสารสนเทศศาสตร์บางคนได้กล่าวไว้ว่า การถกเถียงอภิปรายถึงความหมายของคำว่าสารสนเทศ จะไม่เกิดคุณค่าใดๆ หากไม่พิจารณาความหมายลึกลงไปในแง่การปฏิบัติงานกับสารสนเทศ หรือคือ การจัดการสารสนเทศ ทั้งนี้เพราะการศึกษาสารสนเทศศาสตร์ ในแง่มุมหนึ่งคือการประยุกต์ด้านการปฏิบัติงานเพื่อการจัดการสารสนเทศ และการจัดการสารสนเทศก็เป็นสิ่งที่มนุษย์ได้กระทำมาเป็นระยะเวลายาวนานนับแต่รู้จักคิดค้นการขีดเขียน บันทึกข้อมูล การจัดการสารสนเทศโดยทั่วไป แบ่งอย่างกว้างๆได้ เป็น   2 ยุค เป็นการจัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ และการจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์

 3.1 การจัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ

การจัดการสารสนเทศเริ่มต้นเมื่อมีการสร้างอารยธรรมในด้านการบันทึกความรู้ ราว 2,000 - 8,000 ปีก่อนคริสตศักราช อียิปต์โบราณใช้กระดาษปาปิ รัสเขียนบันทึกข้อมูล หอสมุดอเล็กซานเดรีย (Library of Alexandria) สร้างโดยพระเจ้าปโทเลมีที่ 1 ในช่วง 285 ปีก่อนคริสตศักราช เป็นคลังความรู้ที่ยิ่งใหญที่สุดในโลกยุคโบราณ จัดเก็บกระดาษปาริรัสที่เขียนบันทึกวิชาการแขนงต่างๆ ถึง 7 แสนกว่าม้วนไว้ในกระบอกทรงกลม และต่อมาในได้มีการใช้หนังสัตว์เย็บเป็นรูปเล่มหนังสือ เรียกว่าโคเด็กซ์ (codex) ในสมัยของเปอร์กามัม(Pergamum) แห่งกรีก ในช่วง 197-159 ปีก่อนคริสตศักราช

ช่วงศตวรรษที่ 12 เกิดสถาบันการศึกษาที่เป็นทางการ ห้องสมุดของสถาบันการศึกษา เช่นมหาวิทยาลัยออกซ์ฟอร์ด และมหาวิทยาลัยเคมบริดจ์ ยังคงจัดระบบหนังสือในลักษณะเดียวกับห้องสมุดวัด นอกจากจัดหนังสือตามสาขาวิชาแล้ว ยังจัดตามขนาด และเลขทะเบียนหนังสือ หนังสือที่สำคัญมากยังคงถูกล่ามโซ่อยู่กับโต๊ะในคริสต์ศตวรรษที่ 15 โยฮานน์ กูเต็นเบิร์ก (Johannes Gutenberg) ชาวเยอรมันคิดเครื่องพิมพ์ขึ้น พิมพ์หนังสือเล่มแรกของยุโรปคือ ไบเบิลในภาษาละติน เมื่อการพิมพ์แพร่ จึงมีการพิมพ์หนังสือ ทั้งตำรา สารคดีบันเทิงคดี พัฒนาเป็นวารสาร หนังสือพิมพ์ จุลสาร กลางศตวรรษที่ 15 กิจการพิมพ์หนังสือมีอยู่ในเมืองใหญ่ๆ ทั่วยุโรป

ศตวรรษที่ 16 กิจการการค้าหนังสือแพร่จากทวีปยุโรปสู่ทวีปอื่นทางเส้นทางการค้าและพัฒนาเป็นธุรกิจขนาดใหญ่ ส่งผลให้หนังสือจัดเป็นส่วนหนึ่งของชนทุกชั้น ลักษณะของหนังสือเปลี่ยนไป ขนาดเล็กลงใช้สะดวกขึ้น ไม่มีสื่อประเภทใดที่เป็นเครื่องมือค้นสื่อที่จัดเก็บแลเผยแพร่ได้อย่างมีประสิทธิภาพเทียบเท่าหนังสือเป็นระยะเวลายาวนาน (Feather 2002 : 24)

การจัดการสารสนเทศในระยะแรก สื่ออยู่ในรูปของสื่อสิ่งพิมพ์ การจัดการสารสนเทศเน้นระบบมือโดยรวบรวมรายชื่อหนังสือที่มีการผลิตและเผยแพร่ และเทคนิคในการจัดเก็บเอกสารระยะแรกเ เป็นการจัดเรียงตามขนาดของรูปเล่มหนังสือ ตามสีของปก ตามลำดับอักษรชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่องหนังสือ เลขทะเบียน ตามลำดับก่อนหลังของหนังสือที่ห้องสมุด หน่วยงานได้รับ และรวมทั้งการกำหนดสัญลักษณ์ขึ้นเป็นตัวเลขและ/หรือตัวอักษรเพื่อแทนเนื้อหาสาระของสิ่งพิมพ์ แสดงให้ทราบว่าจะค้นสื่อที่ต้องการจากที่ใด ฉบับใด หรือจากหน้าใดในการค้น มีการจัดทำบัญชีรายการหนังสือ เอกสาร เป็นเล่มเพื่อใช้ค้นและเป็นบัญชีคุมหนังสือและ

เอกสารด้วย ต่อมายังมีการจัดทำเป็นแคตาล็อก (catalog) หรือบัตรรายการหนังสือ ในระยะแรกเป็นเพียงบัญชีรายชื่ออย่างหยาบๆ ต่อมามีรายละเอียดของหนังสือมากขึ้น และบอกเนื้อหาไว้ในบัญชีรายชื่อด้วย โดยมีการควบคุมบรรณานุกรม (bibliographic control) เป็นการรวบรวมจัดทำบรรณานุกรมหรือรายการทรัพยากรสารสนเทศ เพื่อใช้เป็นเครื่องมือค้นหา ค้นคืนสื่อรูปแบบต่างๆ ทั้งหนังสือ สื่อบันทึกเสียงภาพ และอื่นๆ ที่ประดิษฐ์ขึ้นในช่วงศตวรรษที่ 19

การจัดเก็บสารสนเทศ ยังมีพัฒนาการระบบการจัดหมวดหมู่ (classification scheme) ใน ค.ศ. 1876 มีการคิดระบบการจัดหมวดหมู่หนังสือระบบทศนิยมดิวอี้ (Dewey Decimal Classification – DDC) เป็นการวิเคราะห์เนื้อหาสารสนเทศเพื่อกำหนดเป็นหมวดหมู่ใหญ่ ย่อย ลดหลั่นจากเนื้อหากว้างๆ จนถึงเนื้อหาเฉพาะเพื่อให้สัญลักษณ์แทนเนื้อหาสารสนเทศเป็นตัวเลข และต่อมามีการพัฒนาการจัดหมวดหมู่โดยการใช้ตัวอักษรผสมตัวเลข หรือเครื่องหมายอื่นๆ แทนเนื้อหาของสารสนเทศ เป็นการจัดเก็บสิ่งพิมพ์อย่างเป็นระบบ และใช้เครื่องมือค้นจากแคตาล็อก

สำหรับการจัดการสารสนเทศในสำนักงาน ระบบดั้งเดิม ใช้ระบบมือ หรือกำลังคนเป็นหลัก การจัดการเอกสารซึ่งใช้กระดาษระยะแรกจัดเก็บตามการรับเข้า และส่งออกตามลำดับเวลา มีการจัดทำทะเบียนเอกสารรับเข้า - ส่งออกในสมุดรับ – ส่งและจัดทำบัญชีรายการเอกสารด้วยลายมือเป็นรูปเล่ม ต่อมาพัฒนาเป็นจัดเก็บเอกสารโต้ตอบเฉพาะเรื่องไว้ในแฟ้มเรื่องเดียวกันในตู้เก็บเอกสาร โดยพัฒนาเป็นหมวดหมู่ของระบบงานสารบรรณเอกสาร การจัดเก็บ อาจจัดเรียงตามลำดับอักษรชื่อหน่วยงาน ชื่อบุคคล ตามเนื้อหา ตัวเลข ตัวอักษรผสมตัวเลข ลำดับเวลา และตามรหัส และมีการทำดรรชนี กำหนดรหัสสี มีมีการทำบัตรโยงในตู้เก็บเอกสาร เป็นต้น เพื่อความสะดวกในการค้นหา มีการทำบัญชีรายการสำหรับค้นเอกสารสารบรรณ ที่ต่อมาใช้เครื่องพิมพ์ดีดแทน การเขียน

3.2 การจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์

การจัดการสารสนเทศเกิดขึ้นโดยใช้คอมพิวเตอร์ เมื่อสารสนเทศมีปริมาณมากมาย รูปลักษณ์หลากหลายคอมพิวเตอร์มีพัฒนาการของจากอดีตถึงปัจจุบัน ปรับเปลี่ยนอย่างรวดเร็ว ในระยะแรก ตั้งแต่ ค.ศ. 1946 มีการประดิษฐ์คอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ที่ใช้เทคโนโลยีหลอดสูญญากาศ ใช้ในงานค้นคว้าทางวิทยาศาสตร์ การสำรวจสำมะโนประชากร ซึ่งต่อมา เครื่องคอมพิวเตอร์พัฒนามาใช้เทคโนโลยีทรานซิสเตอร์ มีขนาดเล็กลง และนำมาใช้ในงานทางด้านคณิตศาสตร์และวิศวกรรม ช่วงทศวรรษที่ 1960 คอมพิวเตอร์เริ่มใช้แผงวงจรรวมหรือไอซี และแผงวงจรรวมขนาดใหญ่ และนำมาใช้งานการสื่อสารข้อมูล และงานฐานข้อมูล เพื่อลดภาระงานประจำโดยทรัพยากรอยู่ในรูปของกระดาษ เห็นได้ว่าคอมพิวเตอร์ถูกพัฒนานำมาใช้งานตามสมรรถนะที่เพิ่มขึ้น

ในระยะต่อมาเป็นการนำมาใช้พัฒนาเป็นระบบสารสนเทศในงานเฉพาะทางต่างๆ เช่น ระบบห้องสมุดมีการใช้คอมพิวเตอร์ในการทำบัตรรายการเป็นเครื่องมือช่วยค้นทรัพยากรสารสนเทศทั้งสื่อสิ่งพิมพ์ และสื่อโสตทัศนประเภทต่างๆ ระบบงานเอกสารสำนักงานปรับปรุงระบบการทำงานให้เป็นอัตโนมัติมากขึ้นในช่วง ค.ศ.1970 จึงนำมาจัดเก็บข้อมูลซึ่งเป็นข้อมูลจากกระดาษ จัดเก็บในลักษณะแฟ้ มข้อมูล ต่อมา ได้เริ่มพัฒนาระบบจัดการฐานข้อมูล เพื่อเอื้อต่อการจัดการสารสนเทศได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และลดความซ้ำซ้อนขึ้น

พัฒนาการของคอมพิวเตอร์ในระยะหลังเป็นไปอย่างรวดเร็ว และเพิ่มสมรรถนะขึ้นอย่างมากมายตามยุคต่างๆ ในยุคหลังๆ จึงใช้ในงานที่สามารถหาเหตุผลด้วยวิธีการต่างๆ รวมทั้งเลียนแบบวิธีคิดของมนุษย์

ช่วงค.ศ. 1980 เป็นต้นมาพัฒนาการคอมพิวเตอร์ก้าวหน้าขึ้น อาทิ ไมโครคอมพิวเตอร์แม้มีขนาดเล็กลงแต่มีสมรรถนะมากขึ้น มีการใช้คอมพิวเตอร์จัดการสารสนเทศในงานต่างๆ ทั้งการศึกษา การแพทย์ ธุรกิจ เป็นต้น โดยจัดทำระบบฐานข้อมูลช่วยงานด้านต่างๆทั้งการบริหาร การตัดสินใจที่ใช้ง่ายและดีกว่าเดิม ระบบสารสนเทศมุ่งตอบสนองทั้งความต้องการส่วนบุคคลของผู้ใช้ และการตอบสนองความต้องการในการทำงานตามหน้าที่ในองค์การมากขึ้น และเปลี่ยนจากเพิ่มประสิทธิผลไปสู่การใช้งานเชิงกลยุทธ์

การใช้คอมพิวเตอร์ในระยะตั้งแต่ ค.ศ. 1990 เป็นต้นมา การพัฒนาระบบเครือข่ายโดยใช้เทคโนโลยีการสื่อสารเชื่อมโยงระบบฐานข้อมูล และการใช้อินเทอร์เน็ต ทำให้การจัดการระบบฐานข้อมูลผ่านระบบออนไลน์อย่างกว้างขวาง ขยายการทำงาน การบริการ การค้า ธุรกิจ การคมนาคม การแพทย์ เป็นต้น กระทำได้อย่างกว้างขวางในลักษณะเครือข่ายความร่วมมือใช้สารสนเทศร่วมกัน สื่อสารสารสนเทศทั้งตัวอักษร ภาพ เสียงเพื่อการดำเนินงานระหว่างองค์การของทั้งหน่วยงานภาครัฐ และเอกชน

การจัดการสารสนเทศ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้องน่าเชื่อถือ สามารถนำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น จะต้องมีขั้นตอนการจัดการที่ดีและเป็นระบบ โดยเริ่มตั้งแต่ การรวบรวมข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล  การประมวลผลข้อมูล  และการดูแลรักษา ซึ่งจะแยกเป็นรายละเอียดดังต่อไปนี้

1) การรวบรวมข้อมูล

 การเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก จะต้องมีการดำเนินการที่รอบคอบและเป็นระบบ ข้อมูลบางอย่างต้องเก็บให้ทันเวลา เช่น  การลงทะเบียนเรียนของนักเรียน  ประวัตินักเรียน ผลการเรียนของนักเรียน การมาเรียน ความประพฤติ การยืมคืนหนังสือห้องสมุด ซึ่งใน ปัจจุบันจะมีการนำเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์มาช่วยในการจัดเก็บ โดยการนำข้อมูลที่กรอกลงในแบบกรอกข้อมูลที่เป็นกระดาษมาป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์  หรือการอ่านข้อมูลจากบัตรประจำตัวนักเรียนที่มีรหัสแท่งเพื่อลงเวลามาเรียน ใช้ในการยืมคืนหนังสือ การป้อนข้อมูลความประพฤติของนักเรียนเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์

2) การตรวจสอบข้อมูล

เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล  เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง  ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้  หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข  ทั้งนี้ข้อมูลที่ถูกต้องจะส่งผลทำให้สารสนเทศที่ได้มีความถูกต้องน่าเชื่อถือ นำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 3)การประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ

 การจัดข้อมูลเป็นหมวดหมู่ตามลักษณะของข้อมูล  ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม  เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน    เช่น ข้อมูลนักเรียนในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มทะเบียนประวัตินักเรียน  และแฟ้มรายวิชาที่ลงทะเบียนเรียน แฟ้มความประพฤตินักเรียน แฟ้มการมาเรียน ข้อมูลในห้องสมุด ก็มีการแบ่งเป็น แฟ้มหนังสือ แฟ้มสมาชิกห้องสมุด แฟ้มการยืมคืนหนังสือ ทั้งนี้การจัดข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ ก็เพื่อสะดวกในการค้นหา สืบค้น เพื่อนำข้อมูลมาใช้งาน หรือประมวลผลให้เป็นสารสนเทศต่างๆตามที่ต้องการแนวทางในการประมวลผลข้อมูลมีดังนี้

 -การจัดเรียงข้อมูล การจัดเรียงข้อมูลส่วนใหญ่จะมีการจัดเรียงตามลำดับ  ตัวเลข  หรือตัวอักษร  หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ข้อมูลที่จัดเก็บไม่ว่าจะเป็นระบบงานข้อมูลด้านใดก็ตาม จะมีการจัดเรียงข้อมูลไว้เพื่อช่วยในการค้นหาข้อมูลเสมอ  เช่น  การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดับตัวอักษร  การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์  การจัดเรียงรายชื่อนักเรียนตามเลขประจำตัว ตามหมายเลขห้อง ตามเลขที่ของนักเรียน เป็นต้น

 -การสรุปผล  ข้อมูลที่ปริมาณมากๆ  อาจมีความจำเป็นต้องสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ  เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ทั้งนี้การสรุปผลจะขึ้นอยู่กับความต้องการใช้สารสนเทศว่าต้องการแบบได้ ข้อมูลที่สรุปก็จะสรุปตามความต้องการนั้นๆ  เช่น จำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้นและเพศ สรุปการมาเรียนของนักเรียนแต่สัปดาห์ สรุปรายงานคะแนนความประพฤติของนักเรียน สรุปรายชื่อนักเรียนที่ยืมหนังสือเกินกำหนด

 -การคำนวณ  ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้  สารสนเทศบางอย่างจะต้องมีการคำนวณข้อมูลเหล่านั้นด้วย เช่น การหาค่าผลการเรียนเฉลี่ยของนักเรียนรายภาคเรียน หรือ รายปี

-การค้นหาข้อมูล  บางครั้งในการใช้ข้อมูลจะต้องมีการค้นหาข้อมูลที่ต้องการเท่านั้น ดังนั้นการประมวลผลจะต้องมีการออกแบบการจัดเก็บข้อมูลให้สามารถค้นหาข้อมูลได้โดยจะต้องค้นได้ถูกต้อง แม่นยำและรวดเร็ว เช่นการค้นหาข้อมูลหนังสือของห้องสมุด

 4)การดูแลรักษาสารสนเทศ

 การดูแลสารสนเทศเพื่อการใช้งาน  ประกอบด้วย การเก็บรักษาข้อมูล  เมื่อมีการบันทึกข้อมูลไว้ในระบบแล้วจะต้องมีการดูแลเก็บรักษาข้อมูลเหล่านั้นไว้เพื่อมิให้สูญหาย เพราะถ้าดูแลรักษาไม่ดี จะต้องมีการรวบรวมใหม่ซึ่งหมายถึงการสูญเสียเวลาในการทำงาน การดูแลรักษาข้อมูลจะต้องมีการ การนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ  เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล  และทำสำเนาข้อมูล  เพื่อให้ใช้งานต่อไปได้

 5)การสื่อสาร

ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย  การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา เช่น การสืบค้นข้อมูลหนังสือห้องสมุดผ่านระบบเครือข่าย ระบบสอบถามผลการเรียน การรายงานผลการเรียนของนักเรียนผ่านระบบเครือข่าย เป็นต้น

       4. จงยกตัวอย่างการจัดการสารสนเทศที่นิสิตใช้ในชีวิตประจำวันมา อย่างน้อย 3 ตัวอย่าง

4. แนวคิดเกี่ยวกับการจัดการสารสนเทศ

การจัดการสารสนเทศ (information management) ในอดีตมักมุ่งที่การจัดเก็บสารสนเทศเพื่อการเรียกใช้อย่างง่าย เป็นการจัดเก็บจัดเรียงตามประเภทสื่อที่ใช้บันทึก หรือตามขนาดใหญ่เล็กของเอกสาร รูปเล่มหนังสือเป็นต้น และต่อมา เมื่อสารสนเทศมีปริมาณเพิ่มมากขึ้น มีหลายรูปแบบ การใช้ประโยชน์ในหลายวงการ ทั้งวงการธุรกิจ ภาครัฐ วิชาการและวิชาชีพต่างๆ ประกอบกับเทคโนโลยีสารสนเทศทำให้การจัดการสารสนเทศมีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้น การจัดการสารสนเทศเป็นทั้งการจัดการการผลิต รวบรวม จัดเก็บ และการค้นเพื่อใช้ได้อย่างสะดวก มีระบบที่มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล

4.1 ขอบเขตของการจัดการสารสนเทศ

 เป็นการใช้หลักของการจัดการเพื่อการจัดหา การจัดโครงสร้างการควบคุม การเผยแพร่และการใช้สารสนเทศดำเนินงานตามขั้นตอนหรือกระบวนการที่เกี่ยวข้องอย่างมีประสิทธิภาพ สารสนเทศที่นำมาจัดการในที่นี้หมายถึง สารสนเทศทุกประเภททั้งจากแหล่งกำเนิดภายในและจากภายนอกองค์การ จากแหล่งผลิตเพื่อการเผยแพร่ทั้งจากภาครัฐและเอกชน รวมทั้งแหล่งทรัพยากรในลักษณะข้อมูล ระเบียนข้อมูล และแฟ้มข้อมูล ฐานข้อมูล และทรัพยากรสารสนเทศรูปแบบต่างๆ ทั้งสิ่งพิมพ์ในรูปกระดาษ และสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ ที่ผลิตขึ้นเพื่อประโยชน์ที่เกี่ยวข้องอาทิ ในการปฏิบัติงานตามหน้าที่ต่างๆ ของบุคลากร การจัดการสารสนเทศ ก็เพื่อจัดเข้าระบบ เพิ่มคุณค่า คุณภาพ เพื่อการใช้ และความปลอดภัยของสารสนเทศ เกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดการสารสนเทศ และปัจจัยสำคัญของการจัดการสารสนเทศ ดังนี้

 กระบวนการจัดการสารสนเทศ ถ้าพิจารณาตามกระบวนการที่เกี่ยวข้อง ประกอบด้วยการรวบรวมสารสนเทศ การจัดหมวดหมู่สารสนเทศ การประมวลผล และการบำรุงรักษา ดังนี้ (สมพร พุทธาพิทักษ์ผล 2546: 16-17)

- การรวบรวมสารสนเทศ (collecting) เป็นการรวบรวม จัดเก็บสารสนเทศในรูปกระดาษหรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์จากแหล่งต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ ในการรวบรวม เป็นกำหนดเกณฑ์ หรือแนว

ปฏิบัติว่าสารสนเทศใดจำเป็นต้องรวบรวม และคัดเลือกนำเข้าสู่ระบบการจัดการสารสนเทศ การนำเข้าสู่ระบบมีวิธีการดำเนินการต่างๆ เช่น การแปลงสารสนเทศที่อยู่ในรูปแอนะล็อกให้อยู่ในรูปดิจิทัลโดยวิธีการพิมพ์ เป็นต้น

  - การจัดหมวดหมู่ (organizing) เป็นการนำสารสนเทศที่ได้รวบรวมและนำเข้าสู่ระบบมาจัดหมวดหมู่เพื่อการใช้ประโยชน์ การจัดหมวดหมู่เนื้อหาครอบคลุมการจัดทำดรรชนี (indexing) การจำแนกประเภท (classifying) รวมทั้งการจัดทำลิงค์เพื่อเชื่อมโยงจุดเข้าถึงข้อมูลจากแหล่งต่างๆ เช่น จากฐานข้อมูลขององค์การเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศได้

- การประมวลผล (processing) เป็นการค้นหาและเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศที่ได้รวบรวมและจัดเก็บไว้ เพื่อจัดกลุ่ม จัดเรียง สรุปและวิเคราะห์ตามความต้องการ โดยการจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศอาจรวบรวมจากแหล่งต่างๆ เช่น หนังสือ ตำรา เอกสาร หรือสารสนเทศจากระบบสารสนเทศ อาทิ ระบบสารสนเทศด้านการตลาด ฐานข้อมูลบุคลากร การประมวลผลเป็นการประมวลทรัพยากรสารสนเทศหรือ จากฐานข้อมูลในองค์การ เป็นต้น

 - การบำรุงรักษา (maintaining) เป็นการนำสารสนเทศที่จัดการไว้กลับมาใช้ซ้ำ (reuse) เพื่อหลีกเลี่ยงการเก็บสารสนเทศเดียวกันหลายครั้งโดยไม่จำเป็น การปรับปรุงฐานข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศให้ทันสมัยและถูกต้องตรงตามระยะเวลา เพื่อให้ผู้ใช้ได้ใช้ทรัพยากรสารสนเทศที่ดีที่สุด รวมทั้งการประเมินค่าของสารสนเทศเพื่อจัดเก็บ เอกสาร สารสนเทศในอดีตหรือที่สิ้นกระแสการปฏิบัติงาน แต่ยังมีคุณค่าในการใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง หรือในรูปของจดหมายเหตุ

 ปัจจัยสำคัญของการจัดการสารสนเทศ ในการจัดการสารสนเทศ ยังต้องคำนึงถึงปัจจัยสำคัญ 4ด้าน คือ เทคโนโลยี คน กระบวนการ และการบริหารจัดการดังนี้ (สมพร พุทธาพิทักษ์ผล 2546: 12-16)

 - เทคโนโลยี มุ่งเน้นเทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นปัจจัยสำคัญในการจัดการด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เพื่อการประยุกต์ในงานต่างๆ การจัดการเทคโนโลยีต้องสัมพันธ์กับการจัดการสารสนเทศ เพื่อเชื่อมโยงผู้ปฏิบัติงานในระดับต่างๆ ให้สามารถติดต่อ สื่อสารและเข้าถึงสารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การ เป็นการจัดการระบบคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสนับสนุนการปฏิบัติงานของบุคลากร การบริหารจัดการของผู้บริหารระดับต่างๆ การดำเนินงานตามกระบวนการทางธุรกิจ รวมทั้งสนับสนุนให้เกิดความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมในงาน

 - คน ในฐานะองค์ประกอบของทุกหน่วยงาน เป็นปัจจัยสำคัญในการจัดการสารสนเทศ ครอบคลุมทั้งผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับการใช้สารสนเทศ การจัดการสารสนเทศ จึงควรสร้างวัฒนธรรมหรือ ค่านิยมของคนในการใช้สารสนเทศเพื่อประโยชน์ของส่วนรวม หน่วยงาน และระบบงานเป็นสำคัญ โดยการยึดหลักคุณธรรม เช่น การไม่ใช้สารสนเทศเพื่อประโยชน์ส่วนตน การแบ่งปันสารสนเทศเพื่อประโยชน์ในการดำเนินงานของหน่วย ฝ่ายต่างๆ การควบคุมการเผยแพร่สารสนเทศไปยังผู้เกี่ยวข้องอันจะส่งผลต่อการดำเนินงานและภารกิจโดยรวม และร่วมกันหาทางแก้ไขปัญหาการใช้สารสนเทศอย่างสร้างสรรค์ เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานทุกคนได้สารสนเทศที่มีคุณภาพ ถูกต้อง เชื่อถือได้และทันการณ์มาใช้ประกอบการปฏิบัติงาน

 - กระบวนการ เป็นปัจจัยสำคัญที่เกี่ยวข้องกับมาตรฐาน แนวปฏิบัติ วิธีการที่ใช้ในการจัดการสารสนเทศ เช่น นโยบายการจัดการสารสนเทศ ระบบแฟ้มและดรรชนีควบคุมสารสนเทศ แผนการกู้สารสนเทศเมื่อประสบปัญหา เป็นต้น รวมทั้งต้องมีการบำรุงรักษา เช่น การปรับปรุงดรรชนีควบคุมสารสนเทศ

ให้อยู่ในสภาพการใช้งานที่เหมาะสม

- การบริหารจัดการ เป็นปัจจัยสำคัญของการจัดการสารสนเทศที่ดีและมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะการจัดการในระดับกลยุทธ์ ในการจัดการสารสนเทศจำเป็นต้องเข้าใจถึงภารกิจและวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน จึงจะสามารถพัฒนาระบบให้สอดคล้องและสนับสนุนภารกิจนั้นได้ โดยต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงอย่างจริงจัง ซึ่งจะช่วยให้สามารถกำหนดทิศทางนโยบายที่ชัดเจน รวมทั้งการได้รับทรัพยากร

สนับสนุนในการดำเนินงานการจัดการสารสนเทศ เป็นการดำเนินงานกับสารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การ เพื่อสนับสนุนภารกิจขององค์การในด้านต่างๆ โดยใช้หลักการจัดการ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ ดำเนินการตามกระบวนการ การรวบรวมสารสนเทศ การจัดหมวดหมู่สารสนเทศ การประมวลผล และการบำรุงรักษา โดยคำนึงถึงปัจจัยสำคัญ 4 ด้าน คือ เทคโนโลยี คน กระบวนการ และการบริหารจัดการ

 การจัดการสารสนเทศยังครอบคลุมถึงการจัดการความรู้ จากช่วงปลายทศวรรษ 1990 การแข่งขันและการพัฒนาประสิทธิภาพและประสิทธิผลของหน่วยงาน องค์การต่างๆ ทำให้เกิดการแสวงหา การเห็นคุณค่าของความรู้ ทั้งความรู้เด่นชัดที่เป็นความรู้ในรูปแบบที่เป็นเอกสาร ตำราวิชาการ คู่มือปฏิบัติงาน มีการรวบรวมและประมวลไว้เป็นหมวดหมู่ เป็นระบบ และความรู้ซ่อนเร้นหรือความรู้ฝังลึก ที่แฝงอยู่ในตัวคน ในสติปัญญาของแต่ละบุคคลหรือกลุ่มงาน เป็นประสบการณ์ที่สั่งสมมายาวนาน เป็นภูมิปัญญานับได้ว่าความรู้ต่างๆ ของบุคลากรเปรียบได้กับทุนทางปัญญา (intellectual capital) การนำความรู้จากบุคคลหรือกลุ่มงานมาใช้ประโยชน์แก่หน่วยงานจึงต้องมีการจัดการอย่างเป็นระบบ เป็นการจัดการความรู้ วงการวิชาการด้านสารสนเทศจึงมีการกำหนดความหมายของการจัดการความรู้ไว้ดังนี้

 การจัดการความรู้ หรือ เคเอ็ม (Knowledge Management -- KM) หมายถึง การมุ่งรวบรวม ประมวลและจัดความรู้ เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการสร้างและการแบ่งปันความรู้ระหว่างบุคลากรเหล่านั้น อันก่อให้เกิดการเรียนรู้และท้ายสุดนำไปสู่ประโยชน์ต่อองค์การ (สมพร พุทธาพิทักษ์ผล 2546: 30) โดยสรุป การจัดการความรู้จึงเป็นกระบวนการในการมุ่งรวบรวม ประมวล และจัดการความรู้ทั้ง

ความรู้เด่นชัด และความรู้ซ่อนเร้นหรือความรู้ฝังลึก เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการสร้างและการแบ่งปันความรู้ระหว่างบุคลากร อันก่อให้เกิดการเรียนรู้ และท้ายสุดนำไปสู่ประโยชน์ในการขับเคลื่อนประสิทธิภาพการดำเนินงานต่อองค์การนั้นๆ

5. การจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ

ความต้องการที่จะปรับปรุงการจัดการสารสนเทศเป็นที่สนใจในหลายๆ องค์กร โดยอาจถูกผลักดันจากหลากหลายปัจจัย ไม่ว่าจะเป็น ความต้องการที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจ การปรับปรุงเพื่อให้ถูกต้องตามกฎระเบียบที่วางไว้ รวมถึงความต้องการที่จะเปิดใช้บริการใหม่ๆ ในหลายกรณี การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การนำเอาเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ เช่น ระบบจัดการเนื้อหาหรือเอกสาร ระบบคลังข้อมูล ระบบเว็บไซด์ท่า โครงการเหล่านี้น้อยรายที่จะประสบความสำเร็จ การสร้างการจัดการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย มีหลายประเด็นต้องคำนึงถึง เช่น การเชื่อมต่อระบบต่างๆ เข้าด้วยกัน ความต้องการทางธุรกิจที่หลากหลาย รวมถึงความซับซ้อนของโครงสร้างและวัฒนธรรมองค์กร ปัจจัยที่นำไปสู่ความสำเร็จของโครงการการจัดการสารสนเทศ ต้องมีแบบแผนและหลักการที่สามารถนำไปใช้เป็นแนวทางในการวางแผนและพัฒนาระบบได้ การจัดการสารสนเทศ เป็นคำกว้างๆ ที่ครอบคลุมระบบและกระบวนการทั้งหมดในองค์กรที่ใช้ในการสร้างและใช้งานสารสนเทศในองค์กร ในเชิงเทคโนโลยีการจัดการสารสนเทศ ประกอบด้วยระบบต่างๆ (ศักดา, 2550) ดังต่อไปนี้

· การ จัดการ เนื้อหาใน เว็บไซต์ (web content management - CM)

 · การจัดการเอกสาร (document management - DM)

 · การจัดการด้านการจัดเก็บบันทึก (records management - RM)

 · โปรแกรมจัดการทรัพย์สินดิจิทัล (digital asset management - DAM)

 · ระบบการจัดการเรียนการสอน (learning management systems - LM)

 · ระบบการจัดเนื้อหาการสอน (learning content management systems - LCM)

 · ความร่วมมือ (collaboration )

 · การค้นคืนสารสนเทศในองค์กร ( enterprise search)

 · และอื่นๆ

การจัดการสารสนเทศนั้นไม่ได้เน้นแค่เพียงเรื่องของเทคโนโลยีที่สำคัญไม่แพ้กันคือกระบวนการทางธุรกิจและการปฏิบัติที่จะวางรากฐานการสร้างและการใช้งานสารสนเทศ รวมทั้งยังเกี่ยวพันถึงตัวสารสนเทศเองด้วย ไม่ว่าจะเป็น โครงสร้างของสารสนเทศ คำอธิบายข้อมูล คุณภาพของเนื้อหา ฯลฯ ดังนั้น การจัดการสารสนเทศ จึงประกอบด้วย คน กระบวนการ เทคโนโลยี และเนื้อหา ซึ่งแต่ละหัวข้อต้องถูกระบุรายละเอียดให้ชัดเจน การจัดการสารสนเทศจึงจะประสบความสำเร็จ

คุณประโยชน์แก่สังคม จึงจำเป็นต้องคัดกรองสารสนเทศที่มีอยู่มากมายจากหลายแหล่งเพื่อจัดเก็บ จัดทำระบบ และเรียกใช้ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วความสำคัญในด้านการศึกษา การจัดการสารสนเทศด้านระบบการศึกษา เอื้ออำนวยให้บุคคลสามารถเลือกระบบการศึกษา การเรียนรู้ได้อย่างเหมาะสมกับบุคคลแต่ละคน สามารถเรียนรู้และศึกษาได้ตลอดเวลาตามความสนใจเฉพาะตน โดยไม่จำเป็นต้องสอบเข้าศึกษาตามสถาบันการศึกษาที่จัดระบบที่มีชั้นเรียนตลอดไป บุคคลสามารถเลือกศึกษาโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการศึกษา ติดต่อกับสถาบันการศึกษาในระบบเปิดหรือเรียนทางระบบออนไลน์ และเลือกเรียนได้ทุกระดับการศึกษา ทุกวัย นับเป็นปรัชญาการศึกษาตลอดชีวิต ความสำคัญในด้านการทำงาน บุคคลจำเป็นต้องใช้สารสนเทศทั้งที่เกี่ยวข้องกับองค์การ ภาระหน้าที่ ประกอบการทำงานทั้งระดับบริหารและระดับปฏิบัติการ การจัดเก็บสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบตามภารกิจส่วนตน ช่วยสนับสนุนให้สามารถทำงานให้ประสบความสำเร็จได้ทันการณ์ ทันเวลา

-          ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อองค์การ

 การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อองค์การในด้านการบริหารจัดการ การดำเนินงาน และกฎหมาย ดังนี้

1) ความสำคัญด้านการบริหารจัดการ การบริหารจัดการในยุคโลกาภิวัตน์เป็นการบริหารภายใต้สภาวะที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และมีการแข่งขันกันทางธุรกิจสูง ผู้บริหารต้องอาศัยสารสนเทศที่เกี่ยวข้องทั้งกับสภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์การ เพื่อวิเคราะห์ปัญหา ทางเลือกในการแก้ปัญหา การตัดสินใจ การกำหนดทิศทางขององค์การ ให้สามารถแข่งขันกับองค์การคู่แข่งต่างๆ จึงจำเป็นต้องได้รับสารสนเทศ ที่เหมาะสม ถูกต้อง ครบถ้วน ทันการณ์ และทันสมัย เพื่อใช้ประกอบภารกิจตามหน้าที่ ตามระดับการบริหาร การจัดการสารสนเทศจึงนับว่ามีความสำคัญ ความจำเป็นที่ต้องมีการออกแบบระบบการจัดการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ การเลือกใช้เครื่องมือ เทคโนโลยี รวมทั้งกำหนดนโยบาย กระบวนการและกฎระเบียบ เพื่อจัดการสารสนเทศให้เหมาะกับสภาพการนำสารสนเทศไปใช้ในการบริหารงาน ในระดับต่างๆไม่ว่าจะเป็นระดับต้นหรือปฏิบัติการ ระดับกลาง และระดับสูง ให้สามารถบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

 2) ความสำคัญด้านการดำเนินงาน สารสนเทศนับมีความสำคัญต่อการดำเนินงานในหลายลักษณะ เป็นทั้งการเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน และหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงานในด้านต่างๆ ตามที่หน่วยงานดำเนินการ การจัดการสารสนเทศช่วยให้การใช้สารสนเทศเพื่อรองรับการปฏิบัติงานตามกระแสงานหรือขั้นตอน จึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน เอื้อให้เข้าถึงและใช้สารสนเทศได้อย่างสะดวก การเป็นหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงานเช่น สัญญาการตกลงลงนามร่วมกิจการระหว่างองค์การ รายงานทางการเงินประจำปี เป็นต้น เป็นสารสนเทศที่หน่วยงานผลิตและใช้ประกอบการดำเนินงานตาม ภาระหน้าที่ ตามข้อกำหนด ระเบียบ และแนวปฏิบัติในองค์การ สารสนเทศเหล่านี้ต้องมีการรวบรวม ประมวล และจัดอย่างเป็นระบบเพื่อให้มีความเป็นปัจจุบัน ถูกต้อง ครบถ้วนและเหมาะสมกับงานนั้น และในการจัดการ สารสนเทศที่แม้สิ้นสุดกระบวนการปฏิบัติงานแล้ว โดยเฉพาะสารสนเทศที่มีคุณค่า ยังต้องมีการจัดเก็บเป็นจดหมายเหตุเพื่อการใช้ประโยชน์

3) ความสำคัญด้านกฎหมาย การจัดการสารสนเทศเพื่อการดำเนินงาน จำเป็นต้องสอดคล้องกับกฎหมาย กฎ ระเบียบและข้อบังคับทั้งในระดับภายในและภายนอกองค์การ โดยเฉพาะสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการเงินและบัญชีที่ต้องรวบรวมจัดเก็บอย่างต่อเนื่อง เป็นระบบ รวมทั้งมีการตรวจสอบความถูกต้องทั้งจากหน่วยงานภายในองค์การ หรือจากหน่วยงานภายนอกตามกฎหมาย เช่น ผู้ตรวจสอบบัญชีตามกฎหมายของหน่วยงานราชการ เช่น กรมสรรพากร กรมสรรพสามิต และหน่วยงานเอกชน เป็นต้น เพื่อเป็นการแสดงสถานะทางการเงินขององค์การอย่างถูกต้อง และเป็นไปตามกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ อย่างครบถ้วน ทั้งนี้เนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับต้องมีบทลงโทษ

1.       พัฒนาของการจัดการสารสนเทศแบ่งออกเป็นกี่ยุค  อะไรบ้าง

นักวิชาการด้านสารสนเทศศาสตร์บางคนได้กล่าวไว้ว่า การถกเถียงอภิปรายถึงความหมายของคำว่าสารสนเทศ จะไม่เกิดคุณค่าใดๆ หากไม่พิจารณาความหมายลึกลงไปในแง่การปฏิบัติงานกับสารสนเทศ หรือคือ การจัดการสารสนเทศ ทั้งนี้เพราะการศึกษาสารสนเทศศาสตร์ ในแง่มุมหนึ่งคือการประยุกต์ด้านการปฏิบัติงานเพื่อการจัดการสารสนเทศ และการจัดการสารสนเทศก็เป็นสิ่งที่มนุษย์ได้กระทำมาเป็นระยะเวลายาวนานนับแต่รู้จักคิดค้นการขีดเขียน บันทึกข้อมูล การจัดการสารสนเทศโดยทั่วไป แบ่งอย่างกว้างๆได้ เป็น   2 ยุค เป็นการจัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ และการจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์

 3.1 การจัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ

การจัดการสารสนเทศเริ่มต้นเมื่อมีการสร้างอารยธรรมในด้านการบันทึกความรู้ ราว 2,000 - 8,000 ปีก่อนคริสตศักราช อียิปต์โบราณใช้กระดาษปาปิ รัสเขียนบันทึกข้อมูล หอสมุดอเล็กซานเดรีย (Library of Alexandria) สร้างโดยพระเจ้าปโทเลมีที่ 1 ในช่วง 285 ปีก่อนคริสตศักราช เป็นคลังความรู้ที่ยิ่งใหญที่สุดในโลกยุคโบราณ จัดเก็บกระดาษปาริรัสที่เขียนบันทึกวิชาการแขนงต่างๆ ถึง 7 แสนกว่าม้วนไว้ในกระบอกทรงกลม และต่อมาในได้มีการใช้หนังสัตว์เย็บเป็นรูปเล่มหนังสือ เรียกว่าโคเด็กซ์ (codex) ในสมัยของเปอร์กามัม(Pergamum) แห่งกรีก ในช่วง 197-159 ปีก่อนคริสตศักราช

ช่วงศตวรรษที่ 12 เกิดสถาบันการศึกษาที่เป็นทางการ ห้องสมุดของสถาบันการศึกษา เช่นมหาวิทยาลัยออกซ์ฟอร์ด และมหาวิทยาลัยเคมบริดจ์ ยังคงจัดระบบหนังสือในลักษณะเดียวกับห้องสมุดวัด นอกจากจัดหนังสือตามสาขาวิชาแล้ว ยังจัดตามขนาด และเลขทะเบียนหนังสือ หนังสือที่สำคัญมากยังคงถูกล่ามโซ่อยู่กับโต๊ะในคริสต์ศตวรรษที่ 15 โยฮานน์ กูเต็นเบิร์ก (Johannes Gutenberg) ชาวเยอรมันคิดเครื่องพิมพ์ขึ้น พิมพ์หนังสือเล่มแรกของยุโรปคือ ไบเบิลในภาษาละติน เมื่อการพิมพ์แพร่ จึงมีการพิมพ์หนังสือ ทั้งตำรา สารคดีบันเทิงคดี พัฒนาเป็นวารสาร หนังสือพิมพ์ จุลสาร กลางศตวรรษที่ 15 กิจการพิมพ์หนังสือมีอยู่ในเมืองใหญ่ๆ ทั่วยุโรป

ศตวรรษที่ 16 กิจการการค้าหนังสือแพร่จากทวีปยุโรปสู่ทวีปอื่นทางเส้นทางการค้าและพัฒนาเป็นธุรกิจขนาดใหญ่ ส่งผลให้หนังสือจัดเป็นส่วนหนึ่งของชนทุกชั้น ลักษณะของหนังสือเปลี่ยนไป ขนาดเล็กลงใช้สะดวกขึ้น ไม่มีสื่อประเภทใดที่เป็นเครื่องมือค้นสื่อที่จัดเก็บแลเผยแพร่ได้อย่างมีประสิทธิภาพเทียบเท่าหนังสือเป็นระยะเวลายาวนาน (Feather 2002 : 24)

การจัดการสารสนเทศในระยะแรก สื่ออยู่ในรูปของสื่อสิ่งพิมพ์ การจัดการสารสนเทศเน้นระบบมือโดยรวบรวมรายชื่อหนังสือที่มีการผลิตและเผยแพร่ และเทคนิคในการจัดเก็บเอกสารระยะแรกเ เป็นการจัดเรียงตามขนาดของรูปเล่มหนังสือ ตามสีของปก ตามลำดับอักษรชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่องหนังสือ เลขทะเบียน ตามลำดับก่อนหลังของหนังสือที่ห้องสมุด หน่วยงานได้รับ และรวมทั้งการกำหนดสัญลักษณ์ขึ้นเป็นตัวเลขและ/หรือตัวอักษรเพื่อแทนเนื้อหาสาระของสิ่งพิมพ์ แสดงให้ทราบว่าจะค้นสื่อที่ต้องการจากที่ใด ฉบับใด หรือจากหน้าใดในการค้น มีการจัดทำบัญชีรายการหนังสือ เอกสาร เป็นเล่มเพื่อใช้ค้นและเป็นบัญชีคุมหนังสือและ

เอกสารด้วย ต่อมายังมีการจัดทำเป็นแคตาล็อก (catalog) หรือบัตรรายการหนังสือ ในระยะแรกเป็นเพียงบัญชีรายชื่ออย่างหยาบๆ ต่อมามีรายละเอียดของหนังสือมากขึ้น และบอกเนื้อหาไว้ในบัญชีรายชื่อด้วย โดยมีการควบคุมบรรณานุกรม (bibliographic control) เป็นการรวบรวมจัดทำบรรณานุกรมหรือรายการทรัพยากรสารสนเทศ เพื่อใช้เป็นเครื่องมือค้นหา ค้นคืนสื่อรูปแบบต่างๆ ทั้งหนังสือ สื่อบันทึกเสียงภาพ และอื่นๆ ที่ประดิษฐ์ขึ้นในช่วงศตวรรษที่ 19

การจัดเก็บสารสนเทศ ยังมีพัฒนาการระบบการจัดหมวดหมู่ (classification scheme) ใน ค.ศ. 1876 มีการคิดระบบการจัดหมวดหมู่หนังสือระบบทศนิยมดิวอี้ (Dewey Decimal Classification – DDC) เป็นการวิเคราะห์เนื้อหาสารสนเทศเพื่อกำหนดเป็นหมวดหมู่ใหญ่ ย่อย ลดหลั่นจากเนื้อหากว้างๆ จนถึงเนื้อหาเฉพาะเพื่อให้สัญลักษณ์แทนเนื้อหาสารสนเทศเป็นตัวเลข และต่อมามีการพัฒนาการจัดหมวดหมู่โดยการใช้ตัวอักษรผสมตัวเลข หรือเครื่องหมายอื่นๆ แทนเนื้อหาของสารสนเทศ เป็นการจัดเก็บสิ่งพิมพ์อย่างเป็นระบบ และใช้เครื่องมือค้นจากแคตาล็อก

สำหรับการจัดการสารสนเทศในสำนักงาน ระบบดั้งเดิม ใช้ระบบมือ หรือกำลังคนเป็นหลัก การจัดการเอกสารซึ่งใช้กระดาษระยะแรกจัดเก็บตามการรับเข้า และส่งออกตามลำดับเวลา มีการจัดทำทะเบียนเอกสารรับเข้า - ส่งออกในสมุดรับ – ส่งและจัดทำบัญชีรายการเอกสารด้วยลายมือเป็นรูปเล่ม ต่อมาพัฒนาเป็นจัดเก็บเอกสารโต้ตอบเฉพาะเรื่องไว้ในแฟ้มเรื่องเดียวกันในตู้เก็บเอกสาร โดยพัฒนาเป็นหมวดหมู่ของระบบงานสารบรรณเอกสาร การจัดเก็บ อาจจัดเรียงตามลำดับอักษรชื่อหน่วยงาน ชื่อบุคคล ตามเนื้อหา ตัวเลข ตัวอักษรผสมตัวเลข ลำดับเวลา และตามรหัส และมีการทำดรรชนี กำหนดรหัสสี มีมีการทำบัตรโยงในตู้เก็บเอกสาร เป็นต้น เพื่อความสะดวกในการค้นหา มีการทำบัญชีรายการสำหรับค้นเอกสารสารบรรณ ที่ต่อมาใช้เครื่องพิมพ์ดีดแทน การเขียน

3.2 การจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์

การจัดการสารสนเทศเกิดขึ้นโดยใช้คอมพิวเตอร์ เมื่อสารสนเทศมีปริมาณมากมาย รูปลักษณ์หลากหลายคอมพิวเตอร์มีพัฒนาการของจากอดีตถึงปัจจุบัน ปรับเปลี่ยนอย่างรวดเร็ว ในระยะแรก ตั้งแต่ ค.ศ. 1946 มีการประดิษฐ์คอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ที่ใช้เทคโนโลยีหลอดสูญญากาศ ใช้ในงานค้นคว้าทางวิทยาศาสตร์ การสำรวจสำมะโนประชากร ซึ่งต่อมา เครื่องคอมพิวเตอร์พัฒนามาใช้เทคโนโลยีทรานซิสเตอร์ มีขนาดเล็กลง และนำมาใช้ในงานทางด้านคณิตศาสตร์และวิศวกรรม ช่วงทศวรรษที่ 1960 คอมพิวเตอร์เริ่มใช้แผงวงจรรวมหรือไอซี และแผงวงจรรวมขนาดใหญ่ และนำมาใช้งานการสื่อสารข้อมูล และงานฐานข้อมูล เพื่อลดภาระงานประจำโดยทรัพยากรอยู่ในรูปของกระดาษ เห็นได้ว่าคอมพิวเตอร์ถูกพัฒนานำมาใช้งานตามสมรรถนะที่เพิ่มขึ้น

ในระยะต่อมาเป็นการนำมาใช้พัฒนาเป็นระบบสารสนเทศในงานเฉพาะทางต่างๆ เช่น ระบบห้องสมุดมีการใช้คอมพิวเตอร์ในการทำบัตรรายการเป็นเครื่องมือช่วยค้นทรัพยากรสารสนเทศทั้งสื่อสิ่งพิมพ์ และสื่อโสตทัศนประเภทต่างๆ ระบบงานเอกสารสำนักงานปรับปรุงระบบการทำงานให้เป็นอัตโนมัติมากขึ้นในช่วง ค.ศ.1970 จึงนำมาจัดเก็บข้อมูลซึ่งเป็นข้อมูลจากกระดาษ จัดเก็บในลักษณะแฟ้ มข้อมูล ต่อมา ได้เริ่มพัฒนาระบบจัดการฐานข้อมูล เพื่อเอื้อต่อการจัดการสารสนเทศได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และลดความซ้ำซ้อนขึ้น

พัฒนาการของคอมพิวเตอร์ในระยะหลังเป็นไปอย่างรวดเร็ว และเพิ่มสมรรถนะขึ้นอย่างมากมายตามยุคต่างๆ ในยุคหลังๆ จึงใช้ในงานที่สามารถหาเหตุผลด้วยวิธีการต่างๆ รวมทั้งเลียนแบบวิธีคิดของมนุษย์

ช่วงค.ศ. 1980 เป็นต้นมาพัฒนาการคอมพิวเตอร์ก้าวหน้าขึ้น อาทิ ไมโครคอมพิวเตอร์แม้มีขนาดเล็กลงแต่มีสมรรถนะมากขึ้น มีการใช้คอมพิวเตอร์จัดการสารสนเทศในงานต่างๆ ทั้งการศึกษา การแพทย์ ธุรกิจ เป็นต้น โดยจัดทำระบบฐานข้อมูลช่วยงานด้านต่างๆทั้งการบริหาร การตัดสินใจที่ใช้ง่ายและดีกว่าเดิม ระบบสารสนเทศมุ่งตอบสนองทั้งความต้องการส่วนบุคคลของผู้ใช้ และการตอบสนองความต้องการในการทำงานตามหน้าที่ในองค์การมากขึ้น และเปลี่ยนจากเพิ่มประสิทธิผลไปสู่การใช้งานเชิงกลยุทธ์

การใช้คอมพิวเตอร์ในระยะตั้งแต่ ค.ศ. 1990 เป็นต้นมา การพัฒนาระบบเครือข่ายโดยใช้เทคโนโลยีการสื่อสารเชื่อมโยงระบบฐานข้อมูล และการใช้อินเทอร์เน็ต ทำให้การจัดการระบบฐานข้อมูลผ่านระบบออนไลน์อย่างกว้างขวาง ขยายการทำงาน การบริการ การค้า ธุรกิจ การคมนาคม การแพทย์ เป็นต้น กระทำได้อย่างกว้างขวางในลักษณะเครือข่ายความร่วมมือใช้สารสนเทศร่วมกัน สื่อสารสารสนเทศทั้งตัวอักษร ภาพ เสียงเพื่อการดำเนินงานระหว่างองค์การของทั้งหน่วยงานภาครัฐ และเอกชน

การจัดการสารสนเทศ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้องน่าเชื่อถือ สามารถนำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น จะต้องมีขั้นตอนการจัดการที่ดีและเป็นระบบ โดยเริ่มตั้งแต่ การรวบรวมข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล  การประมวลผลข้อมูล  และการดูแลรักษา ซึ่งจะแยกเป็นรายละเอียดดังต่อไปนี้

1) การรวบรวมข้อมูล

 การเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก จะต้องมีการดำเนินการที่รอบคอบและเป็นระบบ ข้อมูลบางอย่างต้องเก็บให้ทันเวลา เช่น  การลงทะเบียนเรียนของนักเรียน  ประวัตินักเรียน ผลการเรียนของนักเรียน การมาเรียน ความประพฤติ การยืมคืนหนังสือห้องสมุด ซึ่งใน ปัจจุบันจะมีการนำเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์มาช่วยในการจัดเก็บ โดยการนำข้อมูลที่กรอกลงในแบบกรอกข้อมูลที่เป็นกระดาษมาป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์  หรือการอ่านข้อมูลจากบัตรประจำตัวนักเรียนที่มีรหัสแท่งเพื่อลงเวลามาเรียน ใช้ในการยืมคืนหนังสือ การป้อนข้อมูลความประพฤติของนักเรียนเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์

2) การตรวจสอบข้อมูล

เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล  เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง  ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้  หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข  ทั้งนี้ข้อมูลที่ถูกต้องจะส่งผลทำให้สารสนเทศที่ได้มีความถูกต้องน่าเชื่อถือ นำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 3)การประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ

 การจัดข้อมูลเป็นหมวดหมู่ตามลักษณะของข้อมูล  ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม  เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน    เช่น ข้อมูลนักเรียนในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มทะเบียนประวัตินักเรียน  และแฟ้มรายวิชาที่ลงทะเบียนเรียน แฟ้มความประพฤตินักเรียน แฟ้มการมาเรียน ข้อมูลในห้องสมุด ก็มีการแบ่งเป็น แฟ้มหนังสือ แฟ้มสมาชิกห้องสมุด แฟ้มการยืมคืนหนังสือ ทั้งนี้การจัดข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ ก็เพื่อสะดวกในการค้นหา สืบค้น เพื่อนำข้อมูลมาใช้งาน หรือประมวลผลให้เป็นสารสนเทศต่างๆตามที่ต้องการแนวทางในการประมวลผลข้อมูลมีดังนี้

 -การจัดเรียงข้อมูล การจัดเรียงข้อมูลส่วนใหญ่จะมีการจัดเรียงตามลำดับ  ตัวเลข  หรือตัวอักษร  หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ข้อมูลที่จัดเก็บไม่ว่าจะเป็นระบบงานข้อมูลด้านใดก็ตาม จะมีการจัดเรียงข้อมูลไว้เพื่อช่วยในการค้นหาข้อมูลเสมอ  เช่น  การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดับตัวอักษร  การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์  การจัดเรียงรายชื่อนักเรียนตามเลขประจำตัว ตามหมายเลขห้อง ตามเลขที่ของนักเรียน เป็นต้น

 -การสรุปผล  ข้อมูลที่ปริมาณมากๆ  อาจมีความจำเป็นต้องสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ  เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ทั้งนี้การสรุปผลจะขึ้นอยู่กับความต้องการใช้สารสนเทศว่าต้องการแบบได้ ข้อมูลที่สรุปก็จะสรุปตามความต้องการนั้นๆ  เช่น จำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้นและเพศ สรุปการมาเรียนของนักเรียนแต่สัปดาห์ สรุปรายงานคะแนนความประพฤติของนักเรียน สรุปรายชื่อนักเรียนที่ยืมหนังสือเกินกำหนด

 -การคำนวณ  ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้  สารสนเทศบางอย่างจะต้องมีการคำนวณข้อมูลเหล่านั้นด้วย เช่น การหาค่าผลการเรียนเฉลี่ยของนักเรียนรายภาคเรียน หรือ รายปี

-การค้นหาข้อมูล  บางครั้งในการใช้ข้อมูลจะต้องมีการค้นหาข้อมูลที่ต้องการเท่านั้น ดังนั้นการประมวลผลจะต้องมีการออกแบบการจัดเก็บข้อมูลให้สามารถค้นหาข้อมูลได้โดยจะต้องค้นได้ถูกต้อง แม่นยำและรวดเร็ว เช่นการค้นหาข้อมูลหนังสือของห้องสมุด

 4)การดูแลรักษาสารสนเทศ

 การดูแลสารสนเทศเพื่อการใช้งาน  ประกอบด้วย การเก็บรักษาข้อมูล  เมื่อมีการบันทึกข้อมูลไว้ในระบบแล้วจะต้องมีการดูแลเก็บรักษาข้อมูลเหล่านั้นไว้เพื่อมิให้สูญหาย เพราะถ้าดูแลรักษาไม่ดี จะต้องมีการรวบรวมใหม่ซึ่งหมายถึงการสูญเสียเวลาในการทำงาน การดูแลรักษาข้อมูลจะต้องมีการ การนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ  เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล  และทำสำเนาข้อมูล  เพื่อให้ใช้งานต่อไปได้

 5)การสื่อสาร

ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย  การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา เช่น การสืบค้นข้อมูลหนังสือห้องสมุดผ่านระบบเครือข่าย ระบบสอบถามผลการเรียน การรายงานผลการเรียนของนักเรียนผ่านระบบเครือข่าย เป็นต้น

       4. จงยกตัวอย่างการจัดการสารสนเทศที่นิสิตใช้ในชีวิตประจำวันมา อย่างน้อย 3 ตัวอย่าง

4. แนวคิดเกี่ยวกับการจัดการสารสนเทศ

การจัดการสารสนเทศ (information management) ในอดีตมักมุ่งที่การจัดเก็บสารสนเทศเพื่อการเรียกใช้อย่างง่าย เป็นการจัดเก็บจัดเรียงตามประเภทสื่อที่ใช้บันทึก หรือตามขนาดใหญ่เล็กของเอกสาร รูปเล่มหนังสือเป็นต้น และต่อมา เมื่อสารสนเทศมีปริมาณเพิ่มมากขึ้น มีหลายรูปแบบ การใช้ประโยชน์ในหลายวงการ ทั้งวงการธุรกิจ ภาครัฐ วิชาการและวิชาชีพต่างๆ ประกอบกับเทคโนโลยีสารสนเทศทำให้การจัดการสารสนเทศมีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้น การจัดการสารสนเทศเป็นทั้งการจัดการการผลิต รวบรวม จัดเก็บ และการค้นเพื่อใช้ได้อย่างสะดวก มีระบบที่มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล

4.1 ขอบเขตของการจัดการสารสนเทศ

 เป็นการใช้หลักของการจัดการเพื่อการจัดหา การจัดโครงสร้างการควบคุม การเผยแพร่และการใช้สารสนเทศดำเนินงานตามขั้นตอนหรือกระบวนการที่เกี่ยวข้องอย่างมีประสิทธิภาพ สารสนเทศที่นำมาจัดการในที่นี้หมายถึง สารสนเทศทุกประเภททั้งจากแหล่งกำเนิดภายในและจากภายนอกองค์การ จากแหล่งผลิตเพื่อการเผยแพร่ทั้งจากภาครัฐและเอกชน รวมทั้งแหล่งทรัพยากรในลักษณะข้อมูล ระเบียนข้อมูล และแฟ้มข้อมูล ฐานข้อมูล และทรัพยากรสารสนเทศรูปแบบต่างๆ ทั้งสิ่งพิมพ์ในรูปกระดาษ และสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ ที่ผลิตขึ้นเพื่อประโยชน์ที่เกี่ยวข้องอาทิ ในการปฏิบัติงานตามหน้าที่ต่างๆ ของบุคลากร การจัดการสารสนเทศ ก็เพื่อจัดเข้าระบบ เพิ่มคุณค่า คุณภาพ เพื่อการใช้ และความปลอดภัยของสารสนเทศ เกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดการสารสนเทศ และปัจจัยสำคัญของการจัดการสารสนเทศ ดังนี้

 กระบวนการจัดการสารสนเทศ ถ้าพิจารณาตามกระบวนการที่เกี่ยวข้อง ประกอบด้วยการรวบรวมสารสนเทศ การจัดหมวดหมู่สารสนเทศ การประมวลผล และการบำรุงรักษา ดังนี้ (สมพร พุทธาพิทักษ์ผล 2546: 16-17)

- การรวบรวมสารสนเทศ (collecting) เป็นการรวบรวม จัดเก็บสารสนเทศในรูปกระดาษหรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์จากแหล่งต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ ในการรวบรวม เป็นกำหนดเกณฑ์ หรือแนว

ปฏิบัติว่าสารสนเทศใดจำเป็นต้องรวบรวม และคัดเลือกนำเข้าสู่ระบบการจัดการสารสนเทศ การนำเข้าสู่ระบบมีวิธีการดำเนินการต่างๆ เช่น การแปลงสารสนเทศที่อยู่ในรูปแอนะล็อกให้อยู่ในรูปดิจิทัลโดยวิธีการพิมพ์ เป็นต้น

  - การจัดหมวดหมู่ (organizing) เป็นการนำสารสนเทศที่ได้รวบรวมและนำเข้าสู่ระบบมาจัดหมวดหมู่เพื่อการใช้ประโยชน์ การจัดหมวดหมู่เนื้อหาครอบคลุมการจัดทำดรรชนี (indexing) การจำแนกประเภท (classifying) รวมทั้งการจัดทำลิงค์เพื่อเชื่อมโยงจุดเข้าถึงข้อมูลจากแหล่งต่างๆ เช่น จากฐานข้อมูลขององค์การเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศได้

- การประมวลผล (processing) เป็นการค้นหาและเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศที่ได้รวบรวมและจัดเก็บไว้ เพื่อจัดกลุ่ม จัดเรียง สรุปและวิเคราะห์ตามความต้องการ โดยการจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศอาจรวบรวมจากแหล่งต่างๆ เช่น หนังสือ ตำรา เอกสาร หรือสารสนเทศจากระบบสารสนเทศ อาทิ ระบบสารสนเทศด้านการตลาด ฐานข้อมูลบุคลากร การประมวลผลเป็นการประมวลทรัพยากรสารสนเทศหรือ จากฐานข้อมูลในองค์การ เป็นต้น

 - การบำรุงรักษา (maintaining) เป็นการนำสารสนเทศที่จัดการไว้กลับมาใช้ซ้ำ (reuse) เพื่อหลีกเลี่ยงการเก็บสารสนเทศเดียวกันหลายครั้งโดยไม่จำเป็น การปรับปรุงฐานข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศให้ทันสมัยและถูกต้องตรงตามระยะเวลา เพื่อให้ผู้ใช้ได้ใช้ทรัพยากรสารสนเทศที่ดีที่สุด รวมทั้งการประเมินค่าของสารสนเทศเพื่อจัดเก็บ เอกสาร สารสนเทศในอดีตหรือที่สิ้นกระแสการปฏิบัติงาน แต่ยังมีคุณค่าในการใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง หรือในรูปของจดหมายเหตุ

 ปัจจัยสำคัญของการจัดการสารสนเทศ ในการจัดการสารสนเทศ ยังต้องคำนึงถึงปัจจัยสำคัญ 4ด้าน คือ เทคโนโลยี คน กระบวนการ และการบริหารจัดการดังนี้ (สมพร พุทธาพิทักษ์ผล 2546: 12-16)

 - เทคโนโลยี มุ่งเน้นเทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นปัจจัยสำคัญในการจัดการด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เพื่อการประยุกต์ในงานต่างๆ การจัดการเทคโนโลยีต้องสัมพันธ์กับการจัดการสารสนเทศ เพื่อเชื่อมโยงผู้ปฏิบัติงานในระดับต่างๆ ให้สามารถติดต่อ สื่อสารและเข้าถึงสารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การ เป็นการจัดการระบบคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสนับสนุนการปฏิบัติงานของบุคลากร การบริหารจัดการของผู้บริหารระดับต่างๆ การดำเนินงานตามกระบวนการทางธุรกิจ รวมทั้งสนับสนุนให้เกิดความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมในงาน

 - คน ในฐานะองค์ประกอบของทุกหน่วยงาน เป็นปัจจัยสำคัญในการจัดการสารสนเทศ ครอบคลุมทั้งผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับการใช้สารสนเทศ การจัดการสารสนเทศ จึงควรสร้างวัฒนธรรมหรือ ค่านิยมของคนในการใช้สารสนเทศเพื่อประโยชน์ของส่วนรวม หน่วยงาน และระบบงานเป็นสำคัญ โดยการยึดหลักคุณธรรม เช่น การไม่ใช้สารสนเทศเพื่อประโยชน์ส่วนตน การแบ่งปันสารสนเทศเพื่อประโยชน์ในการดำเนินงานของหน่วย ฝ่ายต่างๆ การควบคุมการเผยแพร่สารสนเทศไปยังผู้เกี่ยวข้องอันจะส่งผลต่อการดำเนินงานและภารกิจโดยรวม และร่วมกันหาทางแก้ไขปัญหาการใช้สารสนเทศอย่างสร้างสรรค์ เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานทุกคนได้สารสนเทศที่มีคุณภาพ ถูกต้อง เชื่อถือได้และทันการณ์มาใช้ประกอบการปฏิบัติงาน

 - กระบวนการ เป็นปัจจัยสำคัญที่เกี่ยวข้องกับมาตรฐาน แนวปฏิบัติ วิธีการที่ใช้ในการจัดการสารสนเทศ เช่น นโยบายการจัดการสารสนเทศ ระบบแฟ้มและดรรชนีควบคุมสารสนเทศ แผนการกู้สารสนเทศเมื่อประสบปัญหา เป็นต้น รวมทั้งต้องมีการบำรุงรักษา เช่น การปรับปรุงดรรชนีควบคุมสารสนเทศ

ให้อยู่ในสภาพการใช้งานที่เหมาะสม

- การบริหารจัดการ เป็นปัจจัยสำคัญของการจัดการสารสนเทศที่ดีและมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะการจัดการในระดับกลยุทธ์ ในการจัดการสารสนเทศจำเป็นต้องเข้าใจถึงภารกิจและวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน จึงจะสามารถพัฒนาระบบให้สอดคล้องและสนับสนุนภารกิจนั้นได้ โดยต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงอย่างจริงจัง ซึ่งจะช่วยให้สามารถกำหนดทิศทางนโยบายที่ชัดเจน รวมทั้งการได้รับทรัพยากร

สนับสนุนในการดำเนินงานการจัดการสารสนเทศ เป็นการดำเนินงานกับสารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การ เพื่อสนับสนุนภารกิจขององค์การในด้านต่างๆ โดยใช้หลักการจัดการ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ ดำเนินการตามกระบวนการ การรวบรวมสารสนเทศ การจัดหมวดหมู่สารสนเทศ การประมวลผล และการบำรุงรักษา โดยคำนึงถึงปัจจัยสำคัญ 4 ด้าน คือ เทคโนโลยี คน กระบวนการ และการบริหารจัดการ

 การจัดการสารสนเทศยังครอบคลุมถึงการจัดการความรู้ จากช่วงปลายทศวรรษ 1990 การแข่งขันและการพัฒนาประสิทธิภาพและประสิทธิผลของหน่วยงาน องค์การต่างๆ ทำให้เกิดการแสวงหา การเห็นคุณค่าของความรู้ ทั้งความรู้เด่นชัดที่เป็นความรู้ในรูปแบบที่เป็นเอกสาร ตำราวิชาการ คู่มือปฏิบัติงาน มีการรวบรวมและประมวลไว้เป็นหมวดหมู่ เป็นระบบ และความรู้ซ่อนเร้นหรือความรู้ฝังลึก ที่แฝงอยู่ในตัวคน ในสติปัญญาของแต่ละบุคคลหรือกลุ่มงาน เป็นประสบการณ์ที่สั่งสมมายาวนาน เป็นภูมิปัญญานับได้ว่าความรู้ต่างๆ ของบุคลากรเปรียบได้กับทุนทางปัญญา (intellectual capital) การนำความรู้จากบุคคลหรือกลุ่มงานมาใช้ประโยชน์แก่หน่วยงานจึงต้องมีการจัดการอย่างเป็นระบบ เป็นการจัดการความรู้ วงการวิชาการด้านสารสนเทศจึงมีการกำหนดความหมายของการจัดการความรู้ไว้ดังนี้

 การจัดการความรู้ หรือ เคเอ็ม (Knowledge Management -- KM) หมายถึง การมุ่งรวบรวม ประมวลและจัดความรู้ เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการสร้างและการแบ่งปันความรู้ระหว่างบุคลากรเหล่านั้น อันก่อให้เกิดการเรียนรู้และท้ายสุดนำไปสู่ประโยชน์ต่อองค์การ (สมพร พุทธาพิทักษ์ผล 2546: 30) โดยสรุป การจัดการความรู้จึงเป็นกระบวนการในการมุ่งรวบรวม ประมวล และจัดการความรู้ทั้ง

ความรู้เด่นชัด และความรู้ซ่อนเร้นหรือความรู้ฝังลึก เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการสร้างและการแบ่งปันความรู้ระหว่างบุคลากร อันก่อให้เกิดการเรียนรู้ และท้ายสุดนำไปสู่ประโยชน์ในการขับเคลื่อนประสิทธิภาพการดำเนินงานต่อองค์การนั้นๆ

5. การจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ

ความต้องการที่จะปรับปรุงการจัดการสารสนเทศเป็นที่สนใจในหลายๆ องค์กร โดยอาจถูกผลักดันจากหลากหลายปัจจัย ไม่ว่าจะเป็น ความต้องการที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจ การปรับปรุงเพื่อให้ถูกต้องตามกฎระเบียบที่วางไว้ รวมถึงความต้องการที่จะเปิดใช้บริการใหม่ๆ ในหลายกรณี การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การนำเอาเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ เช่น ระบบจัดการเนื้อหาหรือเอกสาร ระบบคลังข้อมูล ระบบเว็บไซด์ท่า โครงการเหล่านี้น้อยรายที่จะประสบความสำเร็จ การสร้างการจัดการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย มีหลายประเด็นต้องคำนึงถึง เช่น การเชื่อมต่อระบบต่างๆ เข้าด้วยกัน ความต้องการทางธุรกิจที่หลากหลาย รวมถึงความซับซ้อนของโครงสร้างและวัฒนธรรมองค์กร ปัจจัยที่นำไปสู่ความสำเร็จของโครงการการจัดการสารสนเทศ ต้องมีแบบแผนและหลักการที่สามารถนำไปใช้เป็นแนวทางในการวางแผนและพัฒนาระบบได้ การจัดการสารสนเทศ เป็นคำกว้างๆ ที่ครอบคลุมระบบและกระบวนการทั้งหมดในองค์กรที่ใช้ในการสร้างและใช้งานสารสนเทศในองค์กร ในเชิงเทคโนโลยีการจัดการสารสนเทศ ประกอบด้วยระบบต่างๆ (ศักดา, 2550) ดังต่อไปนี้

· การ จัดการ เนื้อหาใน เว็บไซต์ (web content management - CM)

 · การจัดการเอกสาร (document management - DM)

 · การจัดการด้านการจัดเก็บบันทึก (records management - RM)

 · โปรแกรมจัดการทรัพย์สินดิจิทัล (digital asset management - DAM)

 · ระบบการจัดการเรียนการสอน (learning management systems - LM)

 · ระบบการจัดเนื้อหาการสอน (learning content management systems - LCM)

 · ความร่วมมือ (collaboration )

 · การค้นคืนสารสนเทศในองค์กร ( enterprise search)

 · และอื่นๆ

การจัดการสารสนเทศนั้นไม่ได้เน้นแค่เพียงเรื่องของเทคโนโลยีที่สำคัญไม่แพ้กันคือกระบวนการทางธุรกิจและการปฏิบัติที่จะวางรากฐานการสร้างและการใช้งานสารสนเทศ รวมทั้งยังเกี่ยวพันถึงตัวสารสนเทศเองด้วย ไม่ว่าจะเป็น โครงสร้างของสารสนเทศ คำอธิบายข้อมูล คุณภาพของเนื้อหา ฯลฯ ดังนั้น การจัดการสารสนเทศ จึงประกอบด้วย คน กระบวนการ เทคโนโลยี และเนื้อหา ซึ่งแต่ละหัวข้อต้องถูกระบุรายละเอียดให้ชัดเจน การจัดการสารสนเทศจึงจะประสบความสำเร็จ

 คุณประโยชน์แก่สังคม จึงจำเป็นต้องคัดกรองสารสนเทศที่มีอยู่มากมายจากหลายแหล่งเพื่อจัดเก็บ จัดทำระบบ และเรียกใช้ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วความสำคัญในด้านการศึกษา การจัดการสารสนเทศด้านระบบการศึกษา เอื้ออำนวยให้บุคคลสามารถเลือกระบบการศึกษา การเรียนรู้ได้อย่างเหมาะสมกับบุคคลแต่ละคน สามารถเรียนรู้และศึกษาได้ตลอดเวลาตามความสนใจเฉพาะตน โดยไม่จำเป็นต้องสอบเข้าศึกษาตามสถาบันการศึกษาที่จัดระบบที่มีชั้นเรียนตลอดไป บุคคลสามารถเลือกศึกษาโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการศึกษา ติดต่อกับสถาบันการศึกษาในระบบเปิดหรือเรียนทางระบบออนไลน์ และเลือกเรียนได้ทุกระดับการศึกษา ทุกวัย นับเป็นปรัชญาการศึกษาตลอดชีวิต ความสำคัญในด้านการทำงาน บุคคลจำเป็นต้องใช้สารสนเทศทั้งที่เกี่ยวข้องกับองค์การ ภาระหน้าที่ ประกอบการทำงานทั้งระดับบริหารและระดับปฏิบัติการ การจัดเก็บสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบตามภารกิจส่วนตน ช่วยสนับสนุนให้สามารถทำงานให้ประสบความสำเร็จได้ทันการณ์ ทันเวลา

-          ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อองค์การ

 การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อองค์การในด้านการบริหารจัดการ การดำเนินงาน และกฎหมาย ดังนี้

1) ความสำคัญด้านการบริหารจัดการ การบริหารจัดการในยุคโลกาภิวัตน์เป็นการบริหารภายใต้สภาวะที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และมีการแข่งขันกันทางธุรกิจสูง ผู้บริหารต้องอาศัยสารสนเทศที่เกี่ยวข้องทั้งกับสภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์การ เพื่อวิเคราะห์ปัญหา ทางเลือกในการแก้ปัญหา การตัดสินใจ การกำหนดทิศทางขององค์การ ให้สามารถแข่งขันกับองค์การคู่แข่งต่างๆ จึงจำเป็นต้องได้รับสารสนเทศ ที่เหมาะสม ถูกต้อง ครบถ้วน ทันการณ์ และทันสมัย เพื่อใช้ประกอบภารกิจตามหน้าที่ ตามระดับการบริหาร การจัดการสารสนเทศจึงนับว่ามีความสำคัญ ความจำเป็นที่ต้องมีการออกแบบระบบการจัดการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ การเลือกใช้เครื่องมือ เทคโนโลยี รวมทั้งกำหนดนโยบาย กระบวนการและกฎระเบียบ เพื่อจัดการสารสนเทศให้เหมาะกับสภาพการนำสารสนเทศไปใช้ในการบริหารงาน ในระดับต่างๆไม่ว่าจะเป็นระดับต้นหรือปฏิบัติการ ระดับกลาง และระดับสูง ให้สามารถบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

 2) ความสำคัญด้านการดำเนินงาน สารสนเทศนับมีความสำคัญต่อการดำเนินงานในหลายลักษณะ เป็นทั้งการเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน และหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงานในด้านต่างๆ ตามที่หน่วยงานดำเนินการ การจัดการสารสนเทศช่วยให้การใช้สารสนเทศเพื่อรองรับการปฏิบัติงานตามกระแสงานหรือขั้นตอน จึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน เอื้อให้เข้าถึงและใช้สารสนเทศได้อย่างสะดวก การเป็นหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงานเช่น สัญญาการตกลงลงนามร่วมกิจการระหว่างองค์การ รายงานทางการเงินประจำปี เป็นต้น เป็นสารสนเทศที่หน่วยงานผลิตและใช้ประกอบการดำเนินงานตาม ภาระหน้าที่ ตามข้อกำหนด ระเบียบ และแนวปฏิบัติในองค์การ สารสนเทศเหล่านี้ต้องมีการรวบรวม ประมวล และจัดอย่างเป็นระบบเพื่อให้มีความเป็นปัจจุบัน ถูกต้อง ครบถ้วนและเหมาะสมกับงานนั้น และในการจัดการ สารสนเทศที่แม้สิ้นสุดกระบวนการปฏิบัติงานแล้ว โดยเฉพาะสารสนเทศที่มีคุณค่า ยังต้องมีการจัดเก็บเป็นจดหมายเหตุเพื่อการใช้ประโยชน์

3) ความสำคัญด้านกฎหมาย การจัดการสารสนเทศเพื่อการดำเนินงาน จำเป็นต้องสอดคล้องกับกฎหมาย กฎ ระเบียบและข้อบังคับทั้งในระดับภายในและภายนอกองค์การ โดยเฉพาะสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการเงินและบัญชีที่ต้องรวบรวมจัดเก็บอย่างต่อเนื่อง เป็นระบบ รวมทั้งมีการตรวจสอบความถูกต้องทั้งจากหน่วยงานภายในองค์การ หรือจากหน่วยงานภายนอกตามกฎหมาย เช่น ผู้ตรวจสอบบัญชีตามกฎหมายของหน่วยงานราชการ เช่น กรมสรรพากร กรมสรรพสามิต และหน่วยงานเอกชน เป็นต้น เพื่อเป็นการแสดงสถานะทางการเงินขององค์การอย่างถูกต้อง และเป็นไปตามกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ อย่างครบถ้วน ทั้งนี้เนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับต้องมีบทลงโทษ

1.       พัฒนาของการจัดการสารสนเทศแบ่งออกเป็นกี่ยุค  อะไรบ้าง

นักวิชาการด้านสารสนเทศศาสตร์บางคนได้กล่าวไว้ว่า การถกเถียงอภิปรายถึงความหมายของคำว่าสารสนเทศ จะไม่เกิดคุณค่าใดๆ หากไม่พิจารณาความหมายลึกลงไปในแง่การปฏิบัติงานกับสารสนเทศ หรือคือ การจัดการสารสนเทศ ทั้งนี้เพราะการศึกษาสารสนเทศศาสตร์ ในแง่มุมหนึ่งคือการประยุกต์ด้านการปฏิบัติงานเพื่อการจัดการสารสนเทศ และการจัดการสารสนเทศก็เป็นสิ่งที่มนุษย์ได้กระทำมาเป็นระยะเวลายาวนานนับแต่รู้จักคิดค้นการขีดเขียน บันทึกข้อมูล การจัดการสารสนเทศโดยทั่วไป แบ่งอย่างกว้างๆได้ เป็น   2 ยุค เป็นการจัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ และการจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์

 3.1 การจัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ

การจัดการสารสนเทศเริ่มต้นเมื่อมีการสร้างอารยธรรมในด้านการบันทึกความรู้ ราว 2,000 - 8,000 ปีก่อนคริสตศักราช อียิปต์โบราณใช้กระดาษปาปิ รัสเขียนบันทึกข้อมูล หอสมุดอเล็กซานเดรีย (Library of Alexandria) สร้างโดยพระเจ้าปโทเลมีที่ 1 ในช่วง 285 ปีก่อนคริสตศักราช เป็นคลังความรู้ที่ยิ่งใหญที่สุดในโลกยุคโบราณ จัดเก็บกระดาษปาริรัสที่เขียนบันทึกวิชาการแขนงต่างๆ ถึง 7 แสนกว่าม้วนไว้ในกระบอกทรงกลม และต่อมาในได้มีการใช้หนังสัตว์เย็บเป็นรูปเล่มหนังสือ เรียกว่าโคเด็กซ์ (codex) ในสมัยของเปอร์กามัม(Pergamum) แห่งกรีก ในช่วง 197-159 ปีก่อนคริสตศักราช

ช่วงศตวรรษที่ 12 เกิดสถาบันการศึกษาที่เป็นทางการ ห้องสมุดของสถาบันการศึกษา เช่นมหาวิทยาลัยออกซ์ฟอร์ด และมหาวิทยาลัยเคมบริดจ์ ยังคงจัดระบบหนังสือในลักษณะเดียวกับห้องสมุดวัด นอกจากจัดหนังสือตามสาขาวิชาแล้ว ยังจัดตามขนาด และเลขทะเบียนหนังสือ หนังสือที่สำคัญมากยังคงถูกล่ามโซ่อยู่กับโต๊ะในคริสต์ศตวรรษที่ 15 โยฮานน์ กูเต็นเบิร์ก (Johannes Gutenberg) ชาวเยอรมันคิดเครื่องพิมพ์ขึ้น พิมพ์หนังสือเล่มแรกของยุโรปคือ ไบเบิลในภาษาละติน เมื่อการพิมพ์แพร่ จึงมีการพิมพ์หนังสือ ทั้งตำรา สารคดีบันเทิงคดี พัฒนาเป็นวารสาร หนังสือพิมพ์ จุลสาร กลางศตวรรษที่ 15 กิจการพิมพ์หนังสือมีอยู่ในเมืองใหญ่ๆ ทั่วยุโรป

ศตวรรษที่ 16 กิจการการค้าหนังสือแพร่จากทวีปยุโรปสู่ทวีปอื่นทางเส้นทางการค้าและพัฒนาเป็นธุรกิจขนาดใหญ่ ส่งผลให้หนังสือจัดเป็นส่วนหนึ่งของชนทุกชั้น ลักษณะของหนังสือเปลี่ยนไป ขนาดเล็กลงใช้สะดวกขึ้น ไม่มีสื่อประเภทใดที่เป็นเครื่องมือค้นสื่อที่จัดเก็บแลเผยแพร่ได้อย่างมีประสิทธิภาพเทียบเท่าหนังสือเป็นระยะเวลายาวนาน (Feather 2002 : 24)

การจัดการสารสนเทศในระยะแรก สื่ออยู่ในรูปของสื่อสิ่งพิมพ์ การจัดการสารสนเทศเน้นระบบมือโดยรวบรวมรายชื่อหนังสือที่มีการผลิตและเผยแพร่ และเทคนิคในการจัดเก็บเอกสารระยะแรกเ เป็นการจัดเรียงตามขนาดของรูปเล่มหนังสือ ตามสีของปก ตามลำดับอักษรชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่องหนังสือ เลขทะเบียน ตามลำดับก่อนหลังของหนังสือที่ห้องสมุด หน่วยงานได้รับ และรวมทั้งการกำหนดสัญลักษณ์ขึ้นเป็นตัวเลขและ/หรือตัวอักษรเพื่อแทนเนื้อหาสาระของสิ่งพิมพ์ แสดงให้ทราบว่าจะค้นสื่อที่ต้องการจากที่ใด ฉบับใด หรือจากหน้าใดในการค้น มีการจัดทำบัญชีรายการหนังสือ เอกสาร เป็นเล่มเพื่อใช้ค้นและเป็นบัญชีคุมหนังสือและ

เอกสารด้วย ต่อมายังมีการจัดทำเป็นแคตาล็อก (catalog) หรือบัตรรายการหนังสือ ในระยะแรกเป็นเพียงบัญชีรายชื่ออย่างหยาบๆ ต่อมามีรายละเอียดของหนังสือมากขึ้น และบอกเนื้อหาไว้ในบัญชีรายชื่อด้วย โดยมีการควบคุมบรรณานุกรม (bibliographic control) เป็นการรวบรวมจัดทำบรรณานุกรมหรือรายการทรัพยากรสารสนเทศ เพื่อใช้เป็นเครื่องมือค้นหา ค้นคืนสื่อรูปแบบต่างๆ ทั้งหนังสือ สื่อบันทึกเสียงภาพ และอื่นๆ ที่ประดิษฐ์ขึ้นในช่วงศตวรรษที่ 19

การจัดเก็บสารสนเทศ ยังมีพัฒนาการระบบการจัดหมวดหมู่ (classification scheme) ใน ค.ศ. 1876 มีการคิดระบบการจัดหมวดหมู่หนังสือระบบทศนิยมดิวอี้ (Dewey Decimal Classification – DDC) เป็นการวิเคราะห์เนื้อหาสารสนเทศเพื่อกำหนดเป็นหมวดหมู่ใหญ่ ย่อย ลดหลั่นจากเนื้อหากว้างๆ จนถึงเนื้อหาเฉพาะเพื่อให้สัญลักษณ์แทนเนื้อหาสารสนเทศเป็นตัวเลข และต่อมามีการพัฒนาการจัดหมวดหมู่โดยการใช้ตัวอักษรผสมตัวเลข หรือเครื่องหมายอื่นๆ แทนเนื้อหาของสารสนเทศ เป็นการจัดเก็บสิ่งพิมพ์อย่างเป็นระบบ และใช้เครื่องมือค้นจากแคตาล็อก

สำหรับการจัดการสารสนเทศในสำนักงาน ระบบดั้งเดิม ใช้ระบบมือ หรือกำลังคนเป็นหลัก การจัดการเอกสารซึ่งใช้กระดาษระยะแรกจัดเก็บตามการรับเข้า และส่งออกตามลำดับเวลา มีการจัดทำทะเบียนเอกสารรับเข้า - ส่งออกในสมุดรับ – ส่งและจัดทำบัญชีรายการเอกสารด้วยลายมือเป็นรูปเล่ม ต่อมาพัฒนาเป็นจัดเก็บเอกสารโต้ตอบเฉพาะเรื่องไว้ในแฟ้มเรื่องเดียวกันในตู้เก็บเอกสาร โดยพัฒนาเป็นหมวดหมู่ของระบบงานสารบรรณเอกสาร การจัดเก็บ อาจจัดเรียงตามลำดับอักษรชื่อหน่วยงาน ชื่อบุคคล ตามเนื้อหา ตัวเลข ตัวอักษรผสมตัวเลข ลำดับเวลา และตามรหัส และมีการทำดรรชนี กำหนดรหัสสี มีมีการทำบัตรโยงในตู้เก็บเอกสาร เป็นต้น เพื่อความสะดวกในการค้นหา มีการทำบัญชีรายการสำหรับค้นเอกสารสารบรรณ ที่ต่อมาใช้เครื่องพิมพ์ดีดแทน การเขียน

3.2 การจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์

การจัดการสารสนเทศเกิดขึ้นโดยใช้คอมพิวเตอร์ เมื่อสารสนเทศมีปริมาณมากมาย รูปลักษณ์หลากหลายคอมพิวเตอร์มีพัฒนาการของจากอดีตถึงปัจจุบัน ปรับเปลี่ยนอย่างรวดเร็ว ในระยะแรก ตั้งแต่ ค.ศ. 1946 มีการประดิษฐ์คอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ที่ใช้เทคโนโลยีหลอดสูญญากาศ ใช้ในงานค้นคว้าทางวิทยาศาสตร์ การสำรวจสำมะโนประชากร ซึ่งต่อมา เครื่องคอมพิวเตอร์พัฒนามาใช้เทคโนโลยีทรานซิสเตอร์ มีขนาดเล็กลง และนำมาใช้ในงานทางด้านคณิตศาสตร์และวิศวกรรม ช่วงทศวรรษที่ 1960 คอมพิวเตอร์เริ่มใช้แผงวงจรรวมหรือไอซี และแผงวงจรรวมขนาดใหญ่ และนำมาใช้งานการสื่อสารข้อมูล และงานฐานข้อมูล เพื่อลดภาระงานประจำโดยทรัพยากรอยู่ในรูปของกระดาษ เห็นได้ว่าคอมพิวเตอร์ถูกพัฒนานำมาใช้งานตามสมรรถนะที่เพิ่มขึ้น

ในระยะต่อมาเป็นการนำมาใช้พัฒนาเป็นระบบสารสนเทศในงานเฉพาะทางต่างๆ เช่น ระบบห้องสมุดมีการใช้คอมพิวเตอร์ในการทำบัตรรายการเป็นเครื่องมือช่วยค้นทรัพยากรสารสนเทศทั้งสื่อสิ่งพิมพ์ และสื่อโสตทัศนประเภทต่างๆ ระบบงานเอกสารสำนักงานปรับปรุงระบบการทำงานให้เป็นอัตโนมัติมากขึ้นในช่วง ค.ศ.1970 จึงนำมาจัดเก็บข้อมูลซึ่งเป็นข้อมูลจากกระดาษ จัดเก็บในลักษณะแฟ้ มข้อมูล ต่อมา ได้เริ่มพัฒนาระบบจัดการฐานข้อมูล เพื่อเอื้อต่อการจัดการสารสนเทศได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และลดความซ้ำซ้อนขึ้น

พัฒนาการของคอมพิวเตอร์ในระยะหลังเป็นไปอย่างรวดเร็ว และเพิ่มสมรรถนะขึ้นอย่างมากมายตามยุคต่างๆ ในยุคหลังๆ จึงใช้ในงานที่สามารถหาเหตุผลด้วยวิธีการต่างๆ รวมทั้งเลียนแบบวิธีคิดของมนุษย์

ช่วงค.ศ. 1980 เป็นต้นมาพัฒนาการคอมพิวเตอร์ก้าวหน้าขึ้น อาทิ ไมโครคอมพิวเตอร์แม้มีขนาดเล็กลงแต่มีสมรรถนะมากขึ้น มีการใช้คอมพิวเตอร์จัดการสารสนเทศในงานต่างๆ ทั้งการศึกษา การแพทย์ ธุรกิจ เป็นต้น โดยจัดทำระบบฐานข้อมูลช่วยงานด้านต่างๆทั้งการบริหาร การตัดสินใจที่ใช้ง่ายและดีกว่าเดิม ระบบสารสนเทศมุ่งตอบสนองทั้งความต้องการส่วนบุคคลของผู้ใช้ และการตอบสนองความต้องการในการทำงานตามหน้าที่ในองค์การมากขึ้น และเปลี่ยนจากเพิ่มประสิทธิผลไปสู่การใช้งานเชิงกลยุทธ์

การใช้คอมพิวเตอร์ในระยะตั้งแต่ ค.ศ. 1990 เป็นต้นมา การพัฒนาระบบเครือข่ายโดยใช้เทคโนโลยีการสื่อสารเชื่อมโยงระบบฐานข้อมูล และการใช้อินเทอร์เน็ต ทำให้การจัดการระบบฐานข้อมูลผ่านระบบออนไลน์อย่างกว้างขวาง ขยายการทำงาน การบริการ การค้า ธุรกิจ การคมนาคม การแพทย์ เป็นต้น กระทำได้อย่างกว้างขวางในลักษณะเครือข่ายความร่วมมือใช้สารสนเทศร่วมกัน สื่อสารสารสนเทศทั้งตัวอักษร ภาพ เสียงเพื่อการดำเนินงานระหว่างองค์การของทั้งหน่วยงานภาครัฐ และเอกชน

การจัดการสารสนเทศ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้องน่าเชื่อถือ สามารถนำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น จะต้องมีขั้นตอนการจัดการที่ดีและเป็นระบบ โดยเริ่มตั้งแต่ การรวบรวมข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล  การประมวลผลข้อมูล  และการดูแลรักษา ซึ่งจะแยกเป็นรายละเอียดดังต่อไปนี้

1) การรวบรวมข้อมูล

 การเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก จะต้องมีการดำเนินการที่รอบคอบและเป็นระบบ ข้อมูลบางอย่างต้องเก็บให้ทันเวลา เช่น  การลงทะเบียนเรียนของนักเรียน  ประวัตินักเรียน ผลการเรียนของนักเรียน การมาเรียน ความประพฤติ การยืมคืนหนังสือห้องสมุด ซึ่งใน ปัจจุบันจะมีการนำเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์มาช่วยในการจัดเก็บ โดยการนำข้อมูลที่กรอกลงในแบบกรอกข้อมูลที่เป็นกระดาษมาป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์  หรือการอ่านข้อมูลจากบัตรประจำตัวนักเรียนที่มีรหัสแท่งเพื่อลงเวลามาเรียน ใช้ในการยืมคืนหนังสือ การป้อนข้อมูลความประพฤติของนักเรียนเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์

2) การตรวจสอบข้อมูล

เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล  เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง  ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้  หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข  ทั้งนี้ข้อมูลที่ถูกต้องจะส่งผลทำให้สารสนเทศที่ได้มีความถูกต้องน่าเชื่อถือ นำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 3)การประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ

 การจัดข้อมูลเป็นหมวดหมู่ตามลักษณะของข้อมูล  ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม  เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน    เช่น ข้อมูลนักเรียนในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มทะเบียนประวัตินักเรียน  และแฟ้มรายวิชาที่ลงทะเบียนเรียน แฟ้มความประพฤตินักเรียน แฟ้มการมาเรียน ข้อมูลในห้องสมุด ก็มีการแบ่งเป็น แฟ้มหนังสือ แฟ้มสมาชิกห้องสมุด แฟ้มการยืมคืนหนังสือ ทั้งนี้การจัดข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ ก็เพื่อสะดวกในการค้นหา สืบค้น เพื่อนำข้อมูลมาใช้งาน หรือประมวลผลให้เป็นสารสนเทศต่างๆตามที่ต้องการแนวทางในการประมวลผลข้อมูลมีดังนี้

 -การจัดเรียงข้อมูล การจัดเรียงข้อมูลส่วนใหญ่จะมีการจัดเรียงตามลำดับ  ตัวเลข  หรือตัวอักษร  หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ข้อมูลที่จัดเก็บไม่ว่าจะเป็นระบบงานข้อมูลด้านใดก็ตาม จะมีการจัดเรียงข้อมูลไว้เพื่อช่วยในการค้นหาข้อมูลเสมอ  เช่น  การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดับตัวอักษร  การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์  การจัดเรียงรายชื่อนักเรียนตามเลขประจำตัว ตามหมายเลขห้อง ตามเลขที่ของนักเรียน เป็นต้น

 -การสรุปผล  ข้อมูลที่ปริมาณมากๆ  อาจมีความจำเป็นต้องสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ  เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ทั้งนี้การสรุปผลจะขึ้นอยู่กับความต้องการใช้สารสนเทศว่าต้องการแบบได้ ข้อมูลที่สรุปก็จะสรุปตามความต้องการนั้นๆ  เช่น จำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้นและเพศ สรุปการมาเรียนของนักเรียนแต่สัปดาห์ สรุปรายงานคะแนนความประพฤติของนักเรียน สรุปรายชื่อนักเรียนที่ยืมหนังสือเกินกำหนด

 -การคำนวณ  ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้  สารสนเทศบางอย่างจะต้องมีการคำนวณข้อมูลเหล่านั้นด้วย เช่น การหาค่าผลการเรียนเฉลี่ยของนักเรียนรายภาคเรียน หรือ รายปี

-การค้นหาข้อมูล  บางครั้งในการใช้ข้อมูลจะต้องมีการค้นหาข้อมูลที่ต้องการเท่านั้น ดังนั้นการประมวลผลจะต้องมีการออกแบบการจัดเก็บข้อมูลให้สามารถค้นหาข้อมูลได้โดยจะต้องค้นได้ถูกต้อง แม่นยำและรวดเร็ว เช่นการค้นหาข้อมูลหนังสือของห้องสมุด

 4)การดูแลรักษาสารสนเทศ

 การดูแลสารสนเทศเพื่อการใช้งาน  ประกอบด้วย การเก็บรักษาข้อมูล  เมื่อมีการบันทึกข้อมูลไว้ในระบบแล้วจะต้องมีการดูแลเก็บรักษาข้อมูลเหล่านั้นไว้เพื่อมิให้สูญหาย เพราะถ้าดูแลรักษาไม่ดี จะต้องมีการรวบรวมใหม่ซึ่งหมายถึงการสูญเสียเวลาในการทำงาน การดูแลรักษาข้อมูลจะต้องมีการ การนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ  เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล  และทำสำเนาข้อมูล  เพื่อให้ใช้งานต่อไปได้

 5)การสื่อสาร

ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย  การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา เช่น การสืบค้นข้อมูลหนังสือห้องสมุดผ่านระบบเครือข่าย ระบบสอบถามผลการเรียน การรายงานผลการเรียนของนักเรียนผ่านระบบเครือข่าย เป็นต้น

       4. จงยกตัวอย่างการจัดการสารสนเทศที่นิสิตใช้ในชีวิตประจำวันมา อย่างน้อย 3 ตัวอย่าง

4. แนวคิดเกี่ยวกับการจัดการสารสนเทศ

การจัดการสารสนเทศ (information management) ในอดีตมักมุ่งที่การจัดเก็บสารสนเทศเพื่อการเรียกใช้อย่างง่าย เป็นการจัดเก็บจัดเรียงตามประเภทสื่อที่ใช้บันทึก หรือตามขนาดใหญ่เล็กของเอกสาร รูปเล่มหนังสือเป็นต้น และต่อมา เมื่อสารสนเทศมีปริมาณเพิ่มมากขึ้น มีหลายรูปแบบ การใช้ประโยชน์ในหลายวงการ ทั้งวงการธุรกิจ ภาครัฐ วิชาการและวิชาชีพต่างๆ ประกอบกับเทคโนโลยีสารสนเทศทำให้การจัดการสารสนเทศมีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้น การจัดการสารสนเทศเป็นทั้งการจัดการการผลิต รวบรวม จัดเก็บ และการค้นเพื่อใช้ได้อย่างสะดวก มีระบบที่มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล

4.1 ขอบเขตของการจัดการสารสนเทศ

 เป็นการใช้หลักของการจัดการเพื่อการจัดหา การจัดโครงสร้างการควบคุม การเผยแพร่และการใช้สารสนเทศดำเนินงานตามขั้นตอนหรือกระบวนการที่เกี่ยวข้องอย่างมีประสิทธิภาพ สารสนเทศที่นำมาจัดการในที่นี้หมายถึง สารสนเทศทุกประเภททั้งจากแหล่งกำเนิดภายในและจากภายนอกองค์การ จากแหล่งผลิตเพื่อการเผยแพร่ทั้งจากภาครัฐและเอกชน รวมทั้งแหล่งทรัพยากรในลักษณะข้อมูล ระเบียนข้อมูล และแฟ้มข้อมูล ฐานข้อมูล และทรัพยากรสารสนเทศรูปแบบต่างๆ ทั้งสิ่งพิมพ์ในรูปกระดาษ และสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ ที่ผลิตขึ้นเพื่อประโยชน์ที่เกี่ยวข้องอาทิ ในการปฏิบัติงานตามหน้าที่ต่างๆ ของบุคลากร การจัดการสารสนเทศ ก็เพื่อจัดเข้าระบบ เพิ่มคุณค่า คุณภาพ เพื่อการใช้ และความปลอดภัยของสารสนเทศ เกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดการสารสนเทศ และปัจจัยสำคัญของการจัดการสารสนเทศ ดังนี้

 กระบวนการจัดการสารสนเทศ ถ้าพิจารณาตามกระบวนการที่เกี่ยวข้อง ประกอบด้วยการรวบรวมสารสนเทศ การจัดหมวดหมู่สารสนเทศ การประมวลผล และการบำรุงรักษา ดังนี้ (สมพร พุทธาพิทักษ์ผล 2546: 16-17)

- การรวบรวมสารสนเทศ (collecting) เป็นการรวบรวม จัดเก็บสารสนเทศในรูปกระดาษหรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์จากแหล่งต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ ในการรวบรวม เป็นกำหนดเกณฑ์ หรือแนว

ปฏิบัติว่าสารสนเทศใดจำเป็นต้องรวบรวม และคัดเลือกนำเข้าสู่ระบบการจัดการสารสนเทศ การนำเข้าสู่ระบบมีวิธีการดำเนินการต่างๆ เช่น การแปลงสารสนเทศที่อยู่ในรูปแอนะล็อกให้อยู่ในรูปดิจิทัลโดยวิธีการพิมพ์ เป็นต้น

  - การจัดหมวดหมู่ (organizing) เป็นการนำสารสนเทศที่ได้รวบรวมและนำเข้าสู่ระบบมาจัดหมวดหมู่เพื่อการใช้ประโยชน์ การจัดหมวดหมู่เนื้อหาครอบคลุมการจัดทำดรรชนี (indexing) การจำแนกประเภท (classifying) รวมทั้งการจัดทำลิงค์เพื่อเชื่อมโยงจุดเข้าถึงข้อมูลจากแหล่งต่างๆ เช่น จากฐานข้อมูลขององค์การเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศได้

- การประมวลผล (processing) เป็นการค้นหาและเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศที่ได้รวบรวมและจัดเก็บไว้ เพื่อจัดกลุ่ม จัดเรียง สรุปและวิเคราะห์ตามความต้องการ โดยการจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศอาจรวบรวมจากแหล่งต่างๆ เช่น หนังสือ ตำรา เอกสาร หรือสารสนเทศจากระบบสารสนเทศ อาทิ ระบบสารสนเทศด้านการตลาด ฐานข้อมูลบุคลากร การประมวลผลเป็นการประมวลทรัพยากรสารสนเทศหรือ จากฐานข้อมูลในองค์การ เป็นต้น

 - การบำรุงรักษา (maintaining) เป็นการนำสารสนเทศที่จัดการไว้กลับมาใช้ซ้ำ (reuse) เพื่อหลีกเลี่ยงการเก็บสารสนเทศเดียวกันหลายครั้งโดยไม่จำเป็น การปรับปรุงฐานข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศให้ทันสมัยและถูกต้องตรงตามระยะเวลา เพื่อให้ผู้ใช้ได้ใช้ทรัพยากรสารสนเทศที่ดีที่สุด รวมทั้งการประเมินค่าของสารสนเทศเพื่อจัดเก็บ เอกสาร สารสนเทศในอดีตหรือที่สิ้นกระแสการปฏิบัติงาน แต่ยังมีคุณค่าในการใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง หรือในรูปของจดหมายเหตุ

 ปัจจัยสำคัญของการจัดการสารสนเทศ ในการจัดการสารสนเทศ ยังต้องคำนึงถึงปัจจัยสำคัญ 4ด้าน คือ เทคโนโลยี คน กระบวนการ และการบริหารจัดการดังนี้ (สมพร พุทธาพิทักษ์ผล 2546: 12-16)

 - เทคโนโลยี มุ่งเน้นเทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นปัจจัยสำคัญในการจัดการด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เพื่อการประยุกต์ในงานต่างๆ การจัดการเทคโนโลยีต้องสัมพันธ์กับการจัดการสารสนเทศ เพื่อเชื่อมโยงผู้ปฏิบัติงานในระดับต่างๆ ให้สามารถติดต่อ สื่อสารและเข้าถึงสารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การ เป็นการจัดการระบบคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสนับสนุนการปฏิบัติงานของบุคลากร การบริหารจัดการของผู้บริหารระดับต่างๆ การดำเนินงานตามกระบวนการทางธุรกิจ รวมทั้งสนับสนุนให้เกิดความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมในงาน

 - คน ในฐานะองค์ประกอบของทุกหน่วยงาน เป็นปัจจัยสำคัญในการจัดการสารสนเทศ ครอบคลุมทั้งผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับการใช้สารสนเทศ การจัดการสารสนเทศ จึงควรสร้างวัฒนธรรมหรือ ค่านิยมของคนในการใช้สารสนเทศเพื่อประโยชน์ของส่วนรวม หน่วยงาน และระบบงานเป็นสำคัญ โดยการยึดหลักคุณธรรม เช่น การไม่ใช้สารสนเทศเพื่อประโยชน์ส่วนตน การแบ่งปันสารสนเทศเพื่อประโยชน์ในการดำเนินงานของหน่วย ฝ่ายต่างๆ การควบคุมการเผยแพร่สารสนเทศไปยังผู้เกี่ยวข้องอันจะส่งผลต่อการดำเนินงานและภารกิจโดยรวม และร่วมกันหาทางแก้ไขปัญหาการใช้สารสนเทศอย่างสร้างสรรค์ เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานทุกคนได้สารสนเทศที่มีคุณภาพ ถูกต้อง เชื่อถือได้และทันการณ์มาใช้ประกอบการปฏิบัติงาน

 - กระบวนการ เป็นปัจจัยสำคัญที่เกี่ยวข้องกับมาตรฐาน แนวปฏิบัติ วิธีการที่ใช้ในการจัดการสารสนเทศ เช่น นโยบายการจัดการสารสนเทศ ระบบแฟ้มและดรรชนีควบคุมสารสนเทศ แผนการกู้สารสนเทศเมื่อประสบปัญหา เป็นต้น รวมทั้งต้องมีการบำรุงรักษา เช่น การปรับปรุงดรรชนีควบคุมสารสนเทศ

ให้อยู่ในสภาพการใช้งานที่เหมาะสม

- การบริหารจัดการ เป็นปัจจัยสำคัญของการจัดการสารสนเทศที่ดีและมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะการจัดการในระดับกลยุทธ์ ในการจัดการสารสนเทศจำเป็นต้องเข้าใจถึงภารกิจและวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน จึงจะสามารถพัฒนาระบบให้สอดคล้องและสนับสนุนภารกิจนั้นได้ โดยต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงอย่างจริงจัง ซึ่งจะช่วยให้สามารถกำหนดทิศทางนโยบายที่ชัดเจน รวมทั้งการได้รับทรัพยากร

สนับสนุนในการดำเนินงานการจัดการสารสนเทศ เป็นการดำเนินงานกับสารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การ เพื่อสนับสนุนภารกิจขององค์การในด้านต่างๆ โดยใช้หลักการจัดการ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ ดำเนินการตามกระบวนการ การรวบรวมสารสนเทศ การจัดหมวดหมู่สารสนเทศ การประมวลผล และการบำรุงรักษา โดยคำนึงถึงปัจจัยสำคัญ 4 ด้าน คือ เทคโนโลยี คน กระบวนการ และการบริหารจัดการ

 การจัดการสารสนเทศยังครอบคลุมถึงการจัดการความรู้ จากช่วงปลายทศวรรษ 1990 การแข่งขันและการพัฒนาประสิทธิภาพและประสิทธิผลของหน่วยงาน องค์การต่างๆ ทำให้เกิดการแสวงหา การเห็นคุณค่าของความรู้ ทั้งความรู้เด่นชัดที่เป็นความรู้ในรูปแบบที่เป็นเอกสาร ตำราวิชาการ คู่มือปฏิบัติงาน มีการรวบรวมและประมวลไว้เป็นหมวดหมู่ เป็นระบบ และความรู้ซ่อนเร้นหรือความรู้ฝังลึก ที่แฝงอยู่ในตัวคน ในสติปัญญาของแต่ละบุคคลหรือกลุ่มงาน เป็นประสบการณ์ที่สั่งสมมายาวนาน เป็นภูมิปัญญานับได้ว่าความรู้ต่างๆ ของบุคลากรเปรียบได้กับทุนทางปัญญา (intellectual capital) การนำความรู้จากบุคคลหรือกลุ่มงานมาใช้ประโยชน์แก่หน่วยงานจึงต้องมีการจัดการอย่างเป็นระบบ เป็นการจัดการความรู้ วงการวิชาการด้านสารสนเทศจึงมีการกำหนดความหมายของการจัดการความรู้ไว้ดังนี้

 การจัดการความรู้ หรือ เคเอ็ม (Knowledge Management -- KM) หมายถึง การมุ่งรวบรวม ประมวลและจัดความรู้ เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการสร้างและการแบ่งปันความรู้ระหว่างบุคลากรเหล่านั้น อันก่อให้เกิดการเรียนรู้และท้ายสุดนำไปสู่ประโยชน์ต่อองค์การ (สมพร พุทธาพิทักษ์ผล 2546: 30) โดยสรุป การจัดการความรู้จึงเป็นกระบวนการในการมุ่งรวบรวม ประมวล และจัดการความรู้ทั้ง

ความรู้เด่นชัด และความรู้ซ่อนเร้นหรือความรู้ฝังลึก เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการสร้างและการแบ่งปันความรู้ระหว่างบุคลากร อันก่อให้เกิดการเรียนรู้ และท้ายสุดนำไปสู่ประโยชน์ในการขับเคลื่อนประสิทธิภาพการดำเนินงานต่อองค์การนั้นๆ

5. การจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ

ความต้องการที่จะปรับปรุงการจัดการสารสนเทศเป็นที่สนใจในหลายๆ องค์กร โดยอาจถูกผลักดันจากหลากหลายปัจจัย ไม่ว่าจะเป็น ความต้องการที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจ การปรับปรุงเพื่อให้ถูกต้องตามกฎระเบียบที่วางไว้ รวมถึงความต้องการที่จะเปิดใช้บริการใหม่ๆ ในหลายกรณี การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การนำเอาเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ เช่น ระบบจัดการเนื้อหาหรือเอกสาร ระบบคลังข้อมูล ระบบเว็บไซด์ท่า โครงการเหล่านี้น้อยรายที่จะประสบความสำเร็จ การสร้างการจัดการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย มีหลายประเด็นต้องคำนึงถึง เช่น การเชื่อมต่อระบบต่างๆ เข้าด้วยกัน ความต้องการทางธุรกิจที่หลากหลาย รวมถึงความซับซ้อนของโครงสร้างและวัฒนธรรมองค์กร ปัจจัยที่นำไปสู่ความสำเร็จของโครงการการจัดการสารสนเทศ ต้องมีแบบแผนและหลักการที่สามารถนำไปใช้เป็นแนวทางในการวางแผนและพัฒนาระบบได้ การจัดการสารสนเทศ เป็นคำกว้างๆ ที่ครอบคลุมระบบและกระบวนการทั้งหมดในองค์กรที่ใช้ในการสร้างและใช้งานสารสนเทศในองค์กร ในเชิงเทคโนโลยีการจัดการสารสนเทศ ประกอบด้วยระบบต่างๆ (ศักดา, 2550) ดังต่อไปนี้

· การ จัดการ เนื้อหาใน เว็บไซต์ (web content management - CM)

 · การจัดการเอกสาร (document management - DM)

 · การจัดการด้านการจัดเก็บบันทึก (records management - RM)

 · โปรแกรมจัดการทรัพย์สินดิจิทัล (digital asset management - DAM)

 · ระบบการจัดการเรียนการสอน (learning management systems - LM)

 · ระบบการจัดเนื้อหาการสอน (learning content management systems - LCM)

 · ความร่วมมือ (collaboration )

 · การค้นคืนสารสนเทศในองค์กร ( enterprise search)

 · และอื่นๆ

การจัดการสารสนเทศนั้นไม่ได้เน้นแค่เพียงเรื่องของเทคโนโลยีที่สำคัญไม่แพ้กันคือกระบวนการทางธุรกิจและการปฏิบัติที่จะวางรากฐานการสร้างและการใช้งานสารสนเทศ รวมทั้งยังเกี่ยวพันถึงตัวสารสนเทศเองด้วย ไม่ว่าจะเป็น โครงสร้างของสารสนเทศ คำอธิบายข้อมูล คุณภาพของเนื้อหา ฯลฯ ดังนั้น การจัดการสารสนเทศ จึงประกอบด้วย คน กระบวนการ เทคโนโลยี และเนื้อหา ซึ่งแต่ละหัวข้อต้องถูกระบุรายละเอียดให้ชัดเจน การจัดการสารสนเทศจึงจะประสบความสำเร็จ